Деловые и личные качества секретаря-референта

Деловые и личные качества секретаря-референта

Секретарь - лицо учреждения. По его работе, поведению судят о фирме. Секретарь должен придерживаться «делового фирменного стиля». Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность - вот его принципы в работе.

Указанная профессия очень распространена во всем мире,особенно среди девушек и молодых женщин, но не мало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается.

Что должен знать и уметь секретарь

Правовые основы управления:

  • административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-
  • нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
  • систему органов власти и управления в стране и в своем регионе принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;
  • отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали; основы менеджмента;
  • основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; в
  • делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

  • обеспечивать эффективную работу руководителя оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя;
  • вести сроковый контроль за поручениями руководства;
  • организовывать информационное обслуживание руководителя (фирмы); документное; бездокументное – уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати),
  • организовывать прием посетителей; устанавливать контакты;
  • организовывать и обеспечить работу совещания;
  • составлять и оформлять документы с помощью ПК;
  • оперативно размножать документы;
  • обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т.ч. факс, электронная почта);
  • вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа подокументам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

Имидж секретаря-референта

Имидж - это реальное или воображаемое представление о фирме - складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь - от секретаря.

Специфика секретарской работы состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Причем, как правило, эти функции приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, подчас даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. И все надо делать на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.

У секретаря тоже должен быть свой имидж. Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, - укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.

Профессиональные и личные качества помощника руководителя.

Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделитъ на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

Источник: referatik.com.ua

Другие статьи в категории: Секретариат, делопроизводство
Оставить комментарий
При заполнении формы была допущена ошибка
Неверно заполненные поля отмечены красным.
Пожалуйста, проверьте форму еще раз.
Полезность публикации
Выберите мышкой число звезд, на которые вы оцениваете полезность материала и кликните, чтобы зафиксировать результат.
Имя*:
Комментарий*:
не более 1000 символов (введено: 0)
 или Отменить
Обратная связь