Профессия офис-менеджер

Профессия офис-менеджер

Профессия "офис-менеджер" появилась сравнительно недавно. Раньше людей такой профессии называли "администратор", но с изменением бизнеса в России специальность офис-менеджера приобрела новые черты.

Часто офис-менеджеров путают с секретарем, менеджером по персоналу и администратором. Отчасти офис-менеджер выполняет и те и другие функции, но лишь отчасти. Самой же работе офис-менеджера присущи несколько другие качества.

Офис-менеджер - специалист, занимающийся управлением всех офисных служб, координацией их работы, снабжением офиса необходимыми расходными материалами. Подчиняется непосредственно генеральному директору или заместителю директора по персоналу, иногда - руководителю отдела по персоналу.

Профессиональные обязанности офис-менеджера:

  • курирование работы всего офиса;
  • координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.);
  • ведение деловой корреспонденции;
  • распределение звонков;
  • встреча посетителей;
  • административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
  • работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
  • подготовка накладных, счет-фактур;
  • списание материалов;
  • ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
  • ведение офисных расходов, документооборота оплат;
  • организация праздников и других корпоративных мероприятий;
  • обеспечение чистоты и порядка в офисе;
  • анализ деятельности поставщиков - это требование действует не во всех компаниях;
  • ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам - требование не для всех компаний;
  • оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников - это требование чаще предъявляются в крупных российских компаниях, особенно - строительных и страховых;
  • ведение деловой корреспонденции на иностранном языке - это требование иностранных или крупных российских компаний;
  • обязанности переводчика - такое требование предъявляется лишь в западных компаниях.

Это основные обязанности офис-менеджеров, но как говорят представители кадровых агентств, в разных компаниях, кроме вышеперечисленных функций, к офис-менеджерам предъявляются самые различные требования. В западных компаниях, чаще всего, офис-менеджер сочетает в себе функции: хозяйка офиса + секретарь + личный помощник и по сути приравнивается к должности - административный директор компании.

Необходимое образование:

  • чаще требуется высшее, но в небольших компаниях это может быть средне-специальное;
  • в связи с тем, что мало где готовят именно офис-менеджеров, большинство компаний отдает предпочтение специалистам с гуманитарным образованием - филологическим, журналистским, в области PR, иногда – экономическим;
  • приветствуется, дополнительно к высшему образованию, - окончание специализированных курсов;
  • приветствуется окончание дополнительных курсов по знанию ПК (Word, Exсel), знание 1С;
  • знание иностранного языка - в западных компаниях это обязательное требование.

Требования к офис-менеджеру:

  • организаторские способности;
  • самостоятельность в принятии решений;
  • умение распределять обязанности между персоналом;
  • коммуникабельность;
  • гибкость;
  • терпеливость;
  • тактичность;
  • пунктуальность;
  • добросовестность;
  • деловой этикет.

Источник: pmoney.ru

Другие статьи в категории: Секретариат, делопроизводство
Оставить комментарий
При заполнении формы была допущена ошибка
Неверно заполненные поля отмечены красным.
Пожалуйста, проверьте форму еще раз.
Полезность публикации
Выберите мышкой число звезд, на которые вы оцениваете полезность материала и кликните, чтобы зафиксировать результат.
Имя*:
Комментарий*:
не более 1000 символов (введено: 0)
 или Отменить
Обратная связь