Финансовое планирование в организации

Самая типичная из проблем, встречающихся в организации – нехватка оборотных средств, нестабильность, т.к. деньги тратятся сразу же, как только попадают в компанию и получается прямая зависимость от приходов средств.

Это очень интересный и запутанный предмет.
Мне достаточно часто приходится встречаться с проблемами в компаниях, которые мы консультируем. Самая типичная из них – нехватка оборотных средств, нестабильность, т.к. деньги тратятся сразу же, как только попадают в компанию и получается прямая зависимость от приходов средств.
Если дела идут вверх, то это еще не так ощущается, но если начинается по каким-либо причинам спад, то это сразу же превращается в катастрофу.

Очень часто руководитель компании не знает, сколько у него на самом деле средств, какая реальная прибыль от его бизнеса. В результате он действует на ощущениях.
Многие руководители надеются, что, введя больше автоматизации в компании, они смогут решить свои проблемы. Но это не совсем так. Один мой знакомый владеет компанией, продающей программное обеспечение, и имеет очень хорошие управляющие программы у себя в компании. При этом он не знает, сколько у него средств и какая прибыль была в прошлом месяце.

Мне эта ситуация знакома просто до боли, когда смотришь отчеты из бухгалтерии и не понимаешь, что происходит, куда делись деньги и почему балансы не сходятся. Кстати, очень интересная информация, в свое время мы с партнерами обнаружили, что бухгалтерам нельзя доверять считать реальные деньги, они очень часто делают грубые математические ошибки, так как постоянно занимаются тем, что подгоняют балансы для отчетности перед государством. Встречаются иногда исключения, и я очень рад за Вас, если Ваш бухгалтер хорошо считает, Вам повезло по настоящему. В свое время мы провели эксперимент и из 10 профессиональных бухгалтеров 7 не смогли решить простую задачу на пропорцию.

Я не верил, что эту область можно привести в порядок. Мне просто повезло, когда мой партнер по компании «Северная империя» Александр Югов решил внедрить систему Финансового планирования, разработанную классиком американского менеджмента Л.Рон Хаббардом.

Это очень простая система, построенная на здравом смысле, и ее внедрение позволило нам привести в течение одного месяца всю нашу финансовую деятельность в порядок. И в результате мы знали точно, где и сколько у нас денег, какую прибыль мы получаем еженедельно. У нас, наконец-то, стали образовываться резервы, и повысилась доходность нашего бизнеса. Были легко выявлены те, кто воровал деньги или просто бездумно их растрачивал. И, что самое главное, сотрудники стали больше производить и брать на себя ответственность.

В чем же заключается эта система? Я не смогу в одном письме изложить подробно все принципы и детали этой системы. Я рассмотрю лишь те правила и действия, которые должен знать любой руководитель, независимо от его образования и знаний в области бухгалтерии.

Чтобы компания развивалась динамично, без особых провалов и необъяснимых спадов, необходимо четко знать, откуда к Вам приходят деньги и куда они уходят. Для начала рассмотрим постоянные расходы Вашей компании, которые можно взять за недельный или за месячный период. В своей компании BusinessForward я использую недельный период, так как это позволяет более оперативно менять финансовую политику, не задерживать выплату зарплат и процентов сотрудникам, подводить итоги и выявлять успешные действия. Те же платежи, которые производятся раз в месяц, просто делятся пропорционально количеству рабочих недель.

Итак, предлагаю вам произвести следующее действие.
Рассмотрите свои постоянные расходы. Сюда стандартно входят:

1. Зарплата персонала.
2. Затраты на производство Вашей продукции (либо на закупку продукции, если у Вас торгующая организация).
3. Арендные платежи (если Вы являетесь счастливым собственником своего офиса, магазина и т.д., то их заменят коммунальные платежи).
4. Затраты на телефон, Интернет, междугороднюю связь и т.д.
5. Затраты на рекламу.
6. Налоги
7. Общеорганизационные расходы.
8. Все другие плановые расходы.

Если у Вас есть долги по кредитам, за оборудование и т.п., то сюда тоже должен быть внесен еженедельный платеж по этим долгам.
Если есть какие-то свои, специфические для Вашей компании расходы, они должны быть учтены. Например, наша компания платит роялти за ту технологию, которую мы используем в консалтинговой деятельности. Этот платеж сразу вносится на финансовое планирование.

Итак, у Вас есть общая сумма Ваших расходов за неделю. У нас она называется Финансовое планирование №1 (ФП №1) и содержит только самые необходимые для выживания организации расходы.

А знаете ли Вы как узнать, сколько денег зарабатывает Ваша компания?
Сложите Ваш валовый доход за последние 16 недель и определите средний доход за неделю. Если он больше, чем общая сумма ФП№1, значит у Вас все в порядке и Вы можете позволить себе что-то большее (например выплатить дивиденты учредителям, премии сотрудникам, вложить деньги в модернизацию производства, обучение персонала или запустить новый проект).

Если же Ваши основные расходы больше, чем средний валовый доход, то Ваша задача СОКРАЩАТЬ расходы до суммы меньше чем средний валовый доход.

В инструктивном письме (ИП ОХС от 4 августа 1983П «Программа финансового планирования №1») Л. Рон Хаббард писал:
« После того, когда вы рассчитали еженедельные расходы таким образом, как описано ваше, вы знаете точно какой доход вам потребуется еженедельно для того, чтобы существовать и продвигать. Если ваш еженедельный доход не достигает этой величины, то вы тут же понимаете, что тратите больше, чем получаете, и в этот момент необходимо направить все усилия на то, чтобы продавать. Организация может попасть в ситуацию, когда она тратит больше, чем зарабатывает, другими словами, ей нужно больше заплатить по счетам, чем у нее есть в распоряжении. Такая организация попадает в состояние Опасности по отношению к обществу, которое обычно работает по принципу «либо платите в течение 30 дней, либо пожалеете».

После окончания финансовой недели (она у нас заканчивается в 14-00 в четверг, так как если есть срочные счета, то можно оплатить их в пятницу), на комитете по финансовому планированию, в который входят руководители всех основных подразделений, рассматриваются итоги недели. Суммируются все доходы за неделю и распределяются по фондам. Фонд зарплаты обычно в компании не превышает 30%, аренда и средства связи определяются, исходя из того, какой процент они занимают в ФП№1 (допустим 5%). Очень важно выделять деньги на продвижение и рекламу, особенно когда дела идут не очень и необходимо увеличивать продажи. Эта не та область, на которой экономят. После этого рассматриваются все счета к оплате, пришедшие за неделю, а также заявки на приобретение от персонала.

Заявки на приобретение – это очень интересный инструмент. Сотрудники подают заявки на то, что им необходимо, и руководитель подразделения утверждает их у себя в отделении, после чего они выносятся на финансовое планирование.
Таким образом, руководители подразделений принимают непосредственное участие в решении, на что тратить деньги, а что может потерпеть. Самое главное, у них появляется реальность по поводу того, сколько на самом деле вашей компании необходимо средств для того, чтобы денег хватало на развитие и хорошие зарплаты. Многие из них начинают засучивать рукава для того, чтобы добиться больших финансовых результатов.

Таким образом, прекращается бездумная трата денег сразу же по их попаданию на счет. То есть компания может запланировать траты на следующую неделю, только исходя из дохода, полученного на этой неделе. Да, иногда приходится брать взаймы из фонда аренды, чтобы выплатить недельную зарплату, или наоборот, но это не должно становиться правилом. И расходы компании оплачиваются бухгалтерией только после утверждения на финансовом планировании.

Вот несколько стабильных данных от автора этой технологии Л.Рона Хаббарда:
«1.Организация будет пытаться потратить больше, чем она производит
2. Расходы организации определяет не то, сколько ей нужно для деятельности, а то, какое количество средств, по ее мнению, у нее есть в распоряжении».

Это только часть технологии финансового планирования. Самое главное – она легко внедряется в любой компании независимо от ее размеров, если Вам это интересно, мы с удовольствием подскажем, где и как этому обучиться.

© 2005 BusinessForward. Все авторские права защищены законом. Выражаем глубокую признательность L. Ron Hubbard Library (Библиотеке Л. Рона Хаббарда) за любезное разрешение воспроизвести отрывок из защищенной авторскими правами работы Л. Рона Хаббарда.