Фіксуємо існуючу систему бізнесу на прикладі продажів

Якщо ви зрозуміли, що пора навести порядок в своєму бізнесі, значить щось вас не влаштовує, щось ви хочете поміняти на краще, на чимось попрацювати. Питання тільки - над чим і як?

Чи впевнені ви, що можете на нього відповісти? Без максимально повного усвідомлення поточної ситуації та максимально чітко і конкретно поставлених цілей успіху не домогтися.

З чого ж ми почнемо наведення порядку в своєму бізнесі? Для цього розставимо крапки над i з ситуацією в нашому бізнесі:

• раз ми взялися наводити порядок, значить щось нас в нашому бізнесі не влаштовує - прибуток, витрати нашого часу, стійкість роботи під час нашої відсутності, залежність від «співробітників-зірок» ...
• ми знаємо, чи хоча б здогадуємося, що існують гарні приклади подібних бізнесів, які успішно приносять прибуток своєму власникові, що не наділяючи його додатковим головним болем. Що означає для нас можливість змін на краще;
• ми розуміємо, що ще не все знаємо або вміємо, і готові навчитися чомусь новому, щоб змінити стан бізнесу на яке задовольняє нас;
• ми усвідомлюємо, що відповідальність за поточний і майбутній стан бізнесу лежить виключно на нас;
• ми вважаємо, що володіємо достатньою кількістю часу і волі для реалізації задуманого, і готові їх інвестувати в наш бізнес.

У будь-якому тренінгу по цілепокладання завжди підкреслюється, що успіх настає тільки при виконанні двох головних кроків: максимально повного усвідомлення поточної ситуації та максимально чітко і конкретно поставлених цілей.

Не знаючи в точності, що ми робимо в даний момент, ми ніколи не зможемо виявити, які дії можна виконати більш ефективно. Не маючи чіткої мети (так-так, я кажу умовах SMART1!), Ви не зможете вибрати ефективні інструменти для її досягнення. Малоймовірно, що полювання на мух з мікроскопом або захист від нападу тигрів за допомогою мухобойки порадують нас результатами.

Причому важливий і порядок реалізації цих кроків. Реалістичність і терміни досягнення цілей дуже сильно залежать від поточної ситуації. Безумовно, ваша компанія може стати в один ряд з компаніями Walmart, Shell або Ford, але чи готові ви наполегливо працювати для настання цього моменту протягом 100 років?

Тому наш перший крок - це:

• Документування існуючих бізнес процесів,
• Яке слід почати з визначення меж проекту. З мого досвіду реалізації подібних проектів, нормальна тривалість проекту документування всіх бізнес-процесів підприємства середнього бізнесу з чисельністю до 50 осіб, становить один-два роки, навіть за умови залучення консультанта.
• У разі повністю самостійної роботи (а метою цього циклу статей і є надання вам інструментів для цього), тривалість може зрости настільки, що реалізація проекту втратить будь-який сенс.

Вибираємо групу процесів

Як ви вже знаєте, всю діяльність підприємства можна представити як набір підлеглих процесів. Існує безліч прикладів класифікації процесів верхнього рівня, з якими ви можете познайомитися самостійно, ми ж зупинимося на такому варіанті:

1. Бізнес-процеси розвитку і вдосконалення

• Стратегічне управління;
• Розвиток технологій.

2. Бізнес-процеси ведення основної діяльності

• Матеріально-технічне забезпечення діяльності підприємства;
• виробництво;
• Матеріально-технічне забезпечення збуту;
• маркетинг;
• продажі;
• сервіс;
• Закупівлі.

3. Допоміжні бізнес-процеси

• Загальне управління;
• Інженерно-технічне забезпечення;
• документообіг;
• Управління персоналом;
• Економічна безпека.

З якою ж групи процесів почати? Звичайно, цілком можлива ситуація, коли геніальні продавці забезпечили вашому підприємству чергу замовлень на три роки вперед. При цьому ваша продукція настільки унікальна, що конкуренції в найближчі п'ять років не передбачається. Все б добре, але вже дуже великий потік нарікань на якість, і на сервіс вам доводиться витрачати більшу частину отриманого прибутку. У подібному випадку, безумовно, слід почати роботу з процесів виробництва.

Але, як показує досвід, набагато частіше зустрічається ситуація з точністю до навпаки. І в цьому випадку краще всього починати роботу з налаштування процесів продажів і маркетингу. Які ще аргументи можна привести на користь цього вибору: 

Виробничі процеси, як правило, і так найбільш документовані;

Продажі - основне джерело надходження грошових коштів на підприємство. Їх збільшення - це ваша додатковий прибуток, а часом і порятунок підприємства від банкрутства;

В даний час існує безліч літератури, тренінгів та інших джерел інформації, в яких детальнейшим чином проаналізовані більшість процесів продажів. Така повнота інформації дозволить вам добитися швидкого результату. А набутий в результаті оптимізації бізнес-процесів самостійний досвід ви надалі з успіхом зможете використовувати при роботі з будь-якими іншими групами процесів;

Додатковий прибуток, отримана в результаті оптимізації продажів дозволить прискорити оптимізацію інших процесів компанії;

Процеси продажів і маркетингу найбільш сильно взаємодіють з клієнтом, і їх ефективність - ваше додаткове (а часто, і єдине) перевага в конкурентній боротьбі.

виділяємо процеси

Подальша послідовність дій дуже проста. Ви збираєте людей, які, на вашу думку, відповідають за виконання цієї групи процесів (співробітників вашого відділу продажів). І «витягаєте» з них інформацію, які завдання, процеси, функції і дії (це все синоніми поняття бізнес-процес) вони виконують в процесі своєї роботи. Перший крок - тільки фіксація назв.

Будьте впевнені - результат виявиться дивним не тільки для вас, але і для них. Особливо помітний ефект, якщо у відділі кілька співробітників на одних і тих же посадах - їх списки процесів можуть відрізнятися більш ніж на 50% !!! І також сильно ці списки будуть відрізнятися з вашим уявленням про те, що вони повинні робити.

Отже, завдання №1 для самостійної роботи:

1. Провести анкетування по виконуваних процесів по кожному співробітнику. (Приклад анкети ви можете отримати у автора)

2. Провести нараду за погодженням списку між співробітником, керівником підрозділу і вами.

Результати зручно оформити у вигляді окремих документів для кожної посади, що містять таблицю з переліком виконуваних процесів.

результат:

І ви, і ваші співробітники нарешті то домовилися (і закріпили документально!), Які процеси повинні виконуватися для кожної посади.