Почему мои электронные сообщения остаются проигнорированными? 4 вопроса, которые Вы должны себе задать, прежде чем “кликнуть Send”

Практически каждый из нас оказывался в ситуации, когда, отправив важное сообщение коллеге или партнеру, мы не дождались ответа или, в лучшем случае, ответ пришел с опозданием. Почему же так происходит?

Отвечая на этот вопрос мы, зачастую, виним получателя, который, должно быть, так занять, что «даже не соизволил прочесть Ваше сообщение».
А теперь представьте себя на месте получателя. Ведь Вам неоднократно приходили сообщения, которые Вы прочли несколько раз, и так и не поняли в чем суть и что от Вас требуется. А теперь подсчитайте, сколько таких сообщений Вы оставили без внимания? И правильно сделали. Вы цените свое время и не обязаны его тратить, пытаясь понять, чего же от Вас хотел отправитель.
Итак, что же получается? Ответственность за всю неразбериху несет отправитель. Что же мы должны сделать, оказываясь в роли отправителя, чтобы нас поняли и адекватно отреагировали?

Задайте себе 4 вопроса, прежде чем “кликнуть Send”.

1) Какой реакции требует от адресата мой имейл? Никакой? Зачем же я его тогда написал?

Помните, что деловой имейл – это не рассказ или повесть, которую читают ради удовольствия. Вы пишете по делу!

2) Понятно ли из темы письма, по какому вопросу я пишу?

Без четко обозначенной темы Ваше письмо рискует попасть в папку для писем «на потом». Ведь у Вашего получателя много других важных посланий (по крайней мере, он видит степень приоритетности каждого из них). Хотя у этого правила есть исключение: если Вы на руководящей должности Ваше послание обязательно прочтут.

3) Уверен ли я на 100%, что получатель правильно поймет суть моего сообщения? Понятны ли ему будут значения терминов, которые я употребил?

Если Вы не уверены, что получатель владеет специфической терминологией, лучше изложите суть более доступными словами.

4) Изложил ли я свою точку зрения?
Мы часто получаем сообщения с описанием проблемы и вопросом: Что ты по этому поводу думаешь? Сразу складывается впечатление, что отправитель настолько бестактен, что даже не потрудился описать свою точку зрения. Никто не будет думать за Вас. Поэтому когда Вы спрашиваете чьего-то мнения, изложите вначале свое и попросите отреагировать уже на Ваши конкретные соображения.


Залишити коментар
Будь ласка, введіть Ваше ім’я
Будь ласка, введіть коментар.
1000 символів

Будь ласка, введіть email
або Відмінити

Інші статті в категорії Діловодство, секретаріат, АГВ