Эффективность организации как самоцель

Дать однозначное и непротиворечивое определение эффективности пока не в силах даже менеджмент как наука об управлении. Тем не менее каждый руководитель (и не только руководитель) интуитивно знает что такое "эффективная организация".

Допустим вы  решили создать некую идеальную,  в смысле совершенную организацию.  Оставим за кадром  вопрос:  Зачем  вам  это? Просто чтоб было. Какое ключевое слово в описании любой совершенной организации?  Эффективность. Его как заклинание повторяет уже не одно поколение руководителей,  к нему приковано внимание всего прогрессивного менеджмента,  ибо эффективно это всегда  хорошо, много и красиво.

Представление о представлении

Однако если  вы  попытаетесь  определить содержательно термин "эффективность организации", пусть не с научной строгостью, просто попытаетесь дать рабочее определение то с удивлением обнаружите,  что содержание термина будет предательски изменчивым.  Конечно это не будет свидетельством вашей концептуальной незрелости или слабости. Дать однозначное и непротиворечивое определение эффективности пока не в силах даже менеджмент как наука об управлении.  Тем не менее каждый руководитель (и не только руководитель) интуитивно знает что такое "эффективная организация" (не путать с эффектной или дефективной организациями).  Опираясь на это знание руководитель решает, что правильно и хорошо в его организации, а что следует изменить или вообще выбросить.

Представление об эффективной организации в какой бы форме оно ни выражалось направляет действия менеджера.  Если оно имеет эксплицитную форму,  то есть если с ним при желании  могут  познакомиться окружающие,  возрастает вероятность согласованных, целенаправленных действий внутри организации.  Вы можете спорить и не соглашаться с чьим-то видением организации, но вы по крайней мере знаете в чем оно состоит. Если же понимание эффективности организации чисто интуитивно, основано на чувствах, инстинктах, божественных откровениях,  то понять чего хочет  менеджер  будет  очень непросто, если не невозможно.

Эффективность организации это скорее термин,  понятие,  чем реальность, которую можно видеть или, допустим, осязать. Как всякий термин эффективность выражает некоторую идею, и идея эта состоит в том, что если организация эффективна, то ее успех обусловлен теми характеристиками их которых складывается  эффективность, а не  прихотями  капризной  судьбы  или благоволением влиятельных лиц. Эффективность и есть ключ к успеху, причем запланированному и предсказуемому.

Определение эффективности очень сильно зависит от ценностей и и ожиданий тех, кто собственно ее определяет. Владельцы фирмы хотят от своей организации совершенно иной эффективности,  чем сотрудники фирмы,  поскольку их интересы не всегда совпадают. Мы все хотим, чтобы наше правительство обладало такими качествами, которые само правительство давно и упорно считает для себя неприемлемыми. Меняются ценности,  меняются и формулировки  эффективности, сколько разных установок,  столько и определений у эффективности. Вот почему не существует универсального и  удовлетворяющего  всех определения эффективности организации.

Это не означает,  конечно, что эффективность нельзя измерить. Можно. Для этого необходимо привязать эффективность организации к конкретным точкам отсчета, определить область ее приложения. Если мы будем знать к чему прикладывать, то наши изыскания из абстрактно-заумной плоскости с легкостью перемещаются в область животрепещущей  практики.  И сделать нам это помогут ответы на следующие вопросы:

• С  чьей  позиции  оценивается  эффективность (потребителей, держателей акций, работников и т.д.)?
• На  каком  из видов деловой активности сфокусирована оценка (процессы производства, разработка новой продукции, качество обслуживания и т.д.)?
•  Какой уровень анализа мы используем для оценки эффективности (индивидуальное удовлетворение,  прибыльность организации, отраслевые показатели)?
•  С  какой целью мы оцениваем эффективность (чтобы распознать достижения, чтобы идентифицировать слабости,  чтобы исключить ненужные затраты)?
•  Какой временной интервал нас интересует (параметры  процессов на данный момент или же долговременные тенденции)?
•  Какой тип данных используется для измерения (оценки  работников, финансовые результаты, удовлетворенность потребителей)?
•  Что является мерилом эффективности,  с чем она сравнивается (эффективность в сравнении с идеальным стандартом,  в сравнении с достижениями в прошлом, в сравнении с заданными целями и т.д.)?

Для того, чтобы получить суждение об эффективности конкретной организации необходимо в явной или неявной форме ответить на каждый из этих вопросов.  Как уже было сказано, оценка эффективности необходимый компонент работы любого  управленца.  Оценивая  эффективность, он получает информацию о том,  что хорошо,  а что не очень в той структуре за которую он отвечает.  Чем точнее и  подробнее будет  измерение  эффективности,  тем  легче можно указать причины неудач и точки позитивного роста.  Конечно  требования  к оценке эффективности  для больших и малых организаций будут отличаться по степени формализованности  и  рациональности.  Директор небольшой фирмы и без финансовой отчетности может верно охарактеризовать положение дел,  потому что ему доступна практически  вся информация, касающаяся  фирмы.  Но даже в этом случае детализированная оценка эффективности необходима для принятия важных  решений (продажа, слияние, перепрофилирование деятельности).

Можно ли измерить это неуловимое качество?

Существует несколько основных подходов к  решению  вопроса  о том,  что считать эффективным и какие организации являются эффективными. Каждый подход связан с определенной "эрой" в истории управленческой  науки.  Менялось  понимание организации возникали новые определения эффективности.  Поскольку не существует  однозначного толкования того, что есть организация, то не существует и универсального определения  эффективности  организации.  С  одной стороны это  кажется  подозрительным  (а не морочат ли нам голову еще одной псевдонаучной фикцией?), с другой стороны не дает расслабиться, в  очередной раз показывая относительность наших познаний в области теории организации.  Так или иначе любой  руководитель имеет право выбора,  какой из критериев эффективности наиболее подходить его представлению об эффективности организации, или же соответствует ли его понимание эффективности хотя бы некоторым общепризнанным критериям.

Первые модели организационной эффективности рассматривали некие "идеальные типы",  то есть такие формы организаций, в которых максимизировано значение отдельных качеств. Например немецкий философ Макс Вебер описал идеальный  тип  организации,  который  он назвал "бюрократией".  Бюрократией можно считать формализованную, централизованную,  специализированную организацию, сотрудники которой благодаря узкой специализации обладают высоким уровнем профессионализма, действуют не на основе личных пристрастий, а руководствуясь жестким регламентом.  Бюрократия в веберовском понимании очень напоминает хорошо отлаженные,  надежные часы.  Наиболее признанным критерием  эффективности для этой модели будет продуктивность (минимум на входе максимум на выходе, минимальные расходы максимальные доходы). Чем ближе организация приближается к идеальным бюрократическим характеристикам (обезличенность,  централизация, специализация,  формализация), тем более продуктивной, а значит и эффективной она является.

Невозможно удержаться  от соблазна и не "кинуть камень в огород" тех организаций,  которые мы традиционно обзываем бюрократическими. Очевидно,  что  наша бюрократия не подпадает под научное определение бюрократии хотя бы потому, что критерием ее эффективности является  все что угодно,  только не продуктивность (максимальный результат при минимальных затратах). Процессы в наших бюрократических организациях не обезличены и не подчиненны жесткому регламенту, напротив есть много численные свидетельства  живейшей личной заинтересованности  чиновников в прохождении или же торможении некоторых дел.

Продуктивность является  весьма полезным критерием для оценки эффективности канцелярий,  оффисов, контор, вообще административной деятельности,  поскольку позволяет удерживать ее в рамках необходимого и достаточного.  Административным подразделениям любых организаций внутренне  присуща тенденция к неконтролируемому разрастанию (к более широкому и глубокому охвату чего-то  необъятного), критерий продуктивности может установить пределы такого нездорового роста.

Идеальной эффективностью  по  показателю продуктивности будут обладать волшебные палочки, скатерти-самобранки и вечные двигатели, поскольку  при  нулевых затратах количество результатов будет близко к бесконечности. Понятно, что только волшебные организации могут удовлетворять таким значениям эффективности. Значит продуктивность организации должна соответствовать некоторым оптимальным значениям, например, средним по отрасли. Однако сам по себе показатель продуктивности может оказаться недостаточным для  корректной оценки эффективности,  если мы не знаем тех целей, на которые направлены расходы,  и не можем точно определить в какой  степени наши доходы есть результат деятельности организации,  а в какой ухмылка изменчивой фортуны.

Далее  http://orglab.kiev.ua/about/46