Дрессированное время

Практически все топ-менеджеры либо недовольны эффективностью управления собственным временем. О том, как правильно и результативно использовать данное нам время, FOOD T&E рассказала бизнес-тренер студии BogushTime Людмила Богуш.

Практически все топ-менеджеры либо недовольны эффективностью управления собственным временем, либо хотели бы значительно повысить эффективность управления этим важным и, к сожалению, невосполнимым ресурсом. О том, как правильно и результативно использовать данное нам время, FOOD T&E рассказала бизнес-тренер студии BogushTime Людмила Богуш.

Сегодня среди топ-менеджеров все более популярными становятся тренинги и семинары по тайм-менеджменту, которые в короткие сроки позволяют научиться планировать свои драгоценные минуты в бизнесе. Это обусловлено прежде всего тем, что менеджеры, адаптируясь к новым условиям рынка, приходят к пониманию того, что в бизнесе выигрывают лишь те компании, которые четко структурированы. Если семинар посещает один сотрудник –
увеличивается его личная эффективность, если весь коллектив – увеличивается эффективность командной работы. И не теряя времени, компания успешно завоевывает рынок.
Людмила Богуш – бизнес-тренер, владелец студии управления временем BogushTime. Она является автором собственных методик проведения тренингов по управлению временем. Людмила Богуш профессионально занимается проведением тренингов с 1999 года. Специализируется на проведении тренингов по организации личного и рабочего времени, управлению людьми и ораторскому мастерству. Сейчас по ее технологии занимаются тысячи людей.

– Людмила, что такое тайм-менеджмент?
– По определению, тайм-менеджментом называют технологию организации времени и повышения эффективности его использования. Это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире. Я бы сказала так: тайм-менеджмент – это один из способов вписать себя в ограниченный ресурс времени. Каждый из нас сталкивался с нехваткой времени. Именно тайм-менеджмент позволяет втиснуть в указанный промежуток времени себя, свои планы и своих партнеров.

– На чем построена Ваша система управления временем?
– Хочу отметить, что наша система управления временем несколько отличается от понятия тайм-менеджмент. Управление временем – это не то, как правильно и эффективно вписать себя во временные рамки, а скорее то, как в своей жизни создать необходимые качественные изменения. Хочу отметить, что временем называется изменение состояний пространства, энергий и материй. Именно поэтому система управления временем строится на том, что человек сам себе придумывает, «креативит» желаемые изменения и потом эти изменения создает в своей жизни. Поэтому суть разработанной технологии заключается в ряде определенных шагов, помогающих человеку сделать все возможное для того, чтобы он смоделировал, придумал, создал план своего развития, а после его безошибочно смог осуществить.

– От чего зависит успешность системы управления временем в компании?
– Успешность системы управления временем в компании прежде всего зависит от того, существует ли система управления временем в этой компании! В большинстве случаев, с которыми мне приходилось сталкиваться, я систему управления временем не видела или видела ее абсолютно не налаженной и хаотичной. Я вижу отдельные элементы и отдельные инструменты, которые используются каждым сотрудником так, как ему удобно, и так, как ему хочется. Иногда есть корпоративные инструменты, например Outlook и другие календари, но это не является системой.
Система работает, когда она постоянна и организована. А когда это делается каждым так, как он это понимает, то это не система. Поэтому успешная система управления временем в компании зависит, во-первых, от наличия системы и обученности сотрудников применять эту систему. Во-вторых, от того, требует ли компания эту систему воплощать в действительность.

– Делегирование полномочий по-прежнему одна из ключевых проблем отечественного бизнеса?
– Делегирование полномочий – это действительно ключевая проблема в бизнес-структурах, совершенно верно. Я хочу сказать, что в большинстве бизнесов сегодня полномочия на самом деле делегировать практически невозможно. Судите сами. Полномочием называется право на принятие решения, а право на принятие решения всегда находится внутри самой задачи. Если человеку не дать задачу, то и делегировать полномочия ему невозможно. Многие руководители предпочитают решать проблему сами только потому, что они не умеют правильно сформулировать задачу своим подчиненным. В основном все происходит по принципу: я делаю так, как получится, а поскольку я не могу объяснить, как должно получиться, то я и не могу эту задачу делегировать. Только когда задача правильно описана, она очень легко делегируется.

– Может ли управление временем повлиять на управленческую систему компании в целом?
– Конечно же, может. Если в управленческую систему вводится система управления временем, то очевидно, что управленческая система становится более стабильной и эффективной. Изменения определены, изменениями управляют и понимают, что и когда будет достигнуто. Есть цель, есть планы и плюс есть ответственность. Но это я говорю именно о системе управления временем. А системы тайм-менеджмента, я думаю, как таковой не существует. Это просто навык и техника вписывать себя и свои задачи в заданное время.

– Нарисуйте приблизительный портрет управленца, который имеет право сказать: я работаю по системе управления временем?
– Прежде всего, это человек, который не суетится. Он четко понимает, что у него происходит, и готов к тому, что у него может произойти в перспективе. Это управленец, умеющий предвидеть риски и предсказать, где могут возникнуть форс-мажоры. Я бы сказала так: это человек, который может договориться с вами о встрече на год вперед.

– Сколько времени уходит на внедрение вашей системы?
– Если говорить именно о внедрении корпоративной системы в компании, то это займет порядка двух-трех месяцев. Ведь нужно учесть бизнес-процессы компании, сформулировать цели и разработать планы. А если говорить о том, что нужно сделать, чтобы люди применяли систему управления временем, то тут будет достаточно и двух дней.

– В систему управления временем входит отдых?
– В систему управлением временем всегда входит отдых. Это обязательно, поскольку если не будет отдыха, то некому будет работать.

– Система может изменяться под конкретного человека, его привычки или компанию?
– Сама система не может изменяться, потому что в сутках 24 часа независимо от того, какие у человека привычки, какая у него компания и каким бизнесом он занимается. Что касается того, как расставлять приоритеты, то в этом случае человек сам себе создает систему, исходя из определенных им же принципов. Поэтому система управления временем в каждом случае будет индивидуальной.

– Как менеджер должен планировать свой рабочий день, чтобы деятельность была максимально эффективной? Несколько практических советов.
– Я рекомендую каждое утро составлять список задач на день. После чего выбрать 5 приоритетных, оценить их по времени и разнести их в своем рабочем расписании. Все остальное задачи выстраивать вокруг этих пяти. Наверное, это главное.

– Вы проверили эффективность тайм-менеджмента на себе?
– Проверяю уже так много лет, что меня называют Мисс тайм-менеджмент Украины. Трудно найти в Украине человека, более приверженного управлению временем. Я работаю в этой системе с 1998 года. И благодаря этому я могу честно сказать: я принимаю решение о том, что будет происходить в моей жизни.