Секретарь - визитная карточка компании

Секретарь - визитная карточка компании

Статус секретаря всегда был высоким. Самый эффективный имидж секретаря - тот, который называют «достойная приветливость». Наполнить смыслом эти слова постарайтесь всем своим поведением, манерами, голосом и интонациями, походкой и внешним видом.

Фразы, которые мы говорим

Посетителю, вошедшему в приемную офиса, о многом расскажут слова приветствия и манера вашего поведения при встрече. Уже с первых мгновений становится ясно, кто вы: сотрудник с ограниченной ответственностью, с которым не очень-то можно считаться, или настоящий профи, которому не случайно доверили пост ближайшего помощника босса.

Итак, когда гость появляется в приемной, вы встаете ему навстречу и начинаете беседу. Ни в коем случае не говорите: «Чем я могу вам помочь?». Подобные фразы больше подойдут для обслуживающего персонала (официант, гардеробщик, швейцар и т. п.). Прежде всего приветливо (но не льстиво!) представьтесь: «Добрый день, я - секретарь директора, такой-то». (Имя и фамилия) С этих же слов начинайте беседу, отвечая на телефонный звонок. Обязательно отрепетируйте, каким голосом, с какими интонациями вы будете произносить эту фразу.

Выдающийся американский менеджер Харви Маккей, создавший из прогоревшей фирмы корпорацию, стоящую десятки миллионов долларов, говорил: «…Каждый наш сотрудник полностью осознает, что вежливость и внимание ко всем деталям считаются абсолютно необходимыми. Вот почему, когда вы обращаетесь по телефону в нашу фирму, вы слышите приятный голос, в котором чувствуется приветливая улыбка, а если вы уже к нам обращались, то весьма вероятно, что телефонистка узнает ваш голос и назовет вас по имени еще до того, как вы сами успеете представиться». Разве это не производит приятное впечатление?

Встречая посетителя, не забывайте: вы сейчас на «передовой» своей компании. По вашему голосу, по тону, по манере говорить судят обо всей организации. Звонок или визит в вашу фирму - это результат работы многих отделов: внешних связей, маркетинга, рекламы. Разве можно погубить труд своего коллектива?

Обращаясь к партнеру по телефону, часто произносят: «Вас беспокоят из…» К чему эта унизительная фраза? Вы выступаете не в роли просителя, а в роли равноправного партнера, который может сообщить нечто важное и предложить нечто интересное. Начинайте разговор с дружелюбного приветствия и представления, которые и являются основой желаемого результативного контакта.

Недовольство клиента может быть вызвано и тем, что, нарушая свои полномочия, секретарь в чем-то отказывает клиенту: «NN вас не примет!» Любой отрицательный ответ должен быть не чем иным, как убедительным разъяснением несвоевременности или неуместности просьбы: «У NN так составлено расписание дня, что он не может принять тех, кому не назначил встречу заранее. Но он предполагает встретиться с вами на следующей неделе. Я же вас прошу предварительно позвонить - вот моя визитная карточка».

Внутренняя субординация

Должен ли секретарь стучать перед тем, как войти к руководителю, если у него в кабинете посетители? Следует однажды обсудить этот вопрос с начальником. Обратите внимание на тот факт, что стуком в дверь секретарь помешает больше, чем своим появлением. При необходимости подать напитки, доставить срочное сообщение надо войти бесшумно, не привлекая к себе внимания (внешним видом и стуком каблуков в том числе), при этом не стоит приносить извинений. Любой вопрос, который вам необходимо задать, нужно написать на листе бумаги и положить перед начальником.

Источник: about-ladyboss

Другие статьи в категории: Секретариат, делопроизводство
Оставить комментарий
При заполнении формы была допущена ошибка
Неверно заполненные поля отмечены красным.
Пожалуйста, проверьте форму еще раз.
Полезность публикации
Выберите мышкой число звезд, на которые вы оцениваете полезность материала и кликните, чтобы зафиксировать результат.
Имя*:
Комментарий*:
не более 1000 символов (введено: 0)
 или Отменить
Обратная связь