Правила адаптації новоприйнятих працівників у закладах торгівлі

Для того, щоб підвищити ефективність адаптації співробітника до нових для нього умов роботи доцільно використовувати такі інструменти як наставництво і коучинг

На сьогодні одним з важливих аспектів ефективного управління персоналом є швидка і оптимальна адаптація нових працівників на робочому місці швидка орієнтація в специфіці роботи, в звичаях і правилах, що діють в компанії.
Для того, щоб підвищити ефективність адаптації співробітника до нових для нього умов роботи доцільно використовувати такі інструменти як наставництво і коучинг.
Поняття «адаптація персоналу» – це пристосування працівників до змісту і умов трудової діяльності і безпосереднього соціального середовища.
Для чого ж потрібна адаптація нових працівників? Перш за все, вона необхідна для того, щоб скоротити час, який зазвичай потрібний новому працівнику для того, щоб освоїтися на новому місці і почати працювати з максимальною віддачею. Таким чином, система адаптації вигідна як новому працівнику, так і керівництву компанії. При використанні грамотно розробленої системи адаптації людина, що недавно прийшла в компанію, відчуває себе на новому місці комфортніше, а керівництво отримує від неї максимальну віддачу в роботі. Треба відмітити, що адаптація – процес двосторонній: людина пристосовується до нової для неї організації, організація пристосовується до нової для неї людини. І від того, наскільки гладко пройде цей процес багато в чому залежить подальша продуктивність, як нового працівника, так і його колег.
У багатьох компаніях адаптації приділяється надзвичайно мало уваги або не приділяється взагалі. Керівники таких компаній вважають, що є інструкції, є регламенти – чого ж ще потрібно? Хай новачок бере їх, вивчає, а що йому незрозуміло – хай питає. Проблема тут в тому, що, на жаль, далеко не кожна людина здатна самостійно швидко знайти всю потрібну йому для повноцінної роботи інформацію. Крім того, тут дуже багато що залежить від корпоративної культури. Звичайно, при доброзичливому відношенні співробітників компанії до нового колеги він досить швидко увійде в курс справ. Проте в багатьох компаніях відношення до новачків підкреслено відсторонене. Про яку ж ефективну адаптацію тут може йти мова? Зовсім інша справа, коли є продумана система адаптації, причому існує вона не тільки на папері, але і реально працює.
Метою системи адаптації є в основному зниження витрат організації за рахунок наступних факторів:
1. Прискорення процесу входження нового працівника в посаду:

• Досягнення необхідної ефективності роботи в мінімальний термін.
• Зменшення кількості можливих помилок, пов'язаних з освоєнням функціональних обов'язків.

2. Скорочення рівня плинності кадрів:

• Зниження кількості працівників, що не пройшли випробний термін.
• Зменшення кількості працівників, що покинули компанію протягом першого року роботи.

Вигодами, які отримують працівники після проходження адаптації є:

• Одержання повної інформації про компанію, необхідної для ефективної роботи;
• Зниження рівня невизначеності й занепокоєння;
• Підвищення задоволеності роботою й розвиток позитивного відношення до компанії в цілому;
• Освоєння основних норм корпоративної культури й правил поведінки;
• Вибудовування системи взаємодії з колегами;
• Одержання ефективного зворотного зв'язку від наставника й лінійного керівника за підсумками адаптаційного терміну;

Вигодами, які одержує компанія з вибудуваною системою адаптації, є:

• Створення механізму оцінки професійних компетенцій працівника і його потенціалу за підсумками роботи в перші місяці;
• Виявлення недоліків існуючої в компанії системи підбору;
• Розвиток управлінських компетенцій наставників і лінійних керівників;
• Обґрунтування кадрових рішень у відношенні як новачка, так і наставників після закінчення адаптаційного періоду;
• Підвищення лояльності нового працівника до компанії.

Після прийняття нових працівників у заклади торгівлі наступає непростий період адаптації в новому колективі, який повинен підтвердити або спростувати правильність кадрового відбору. Оскільки фірма витратила засоби і час на пошук працівника і вже зробила вибір, вона зацікавлена в тому, щоб працівник не звільнився протягом найближчого часу.
Основні причини звільнень в перші місяці - неспівпадіння очікувань і дійсності, а також складнощі адаптаційного процесу. Все це тому, що майбутній працівник недостатньо ясно уявляє собі роботу і свої обов'язки, об'єм роботи, а працедавець - можливості і потреби працівника. Ці проблеми допомагає вирішити програма адаптації, в основі якої лежать навчальні програми і система наставництва.
Хочемо запропонувати до вашої уваги достатньо універсальну програму адаптації. Головний її принцип — не жалійте сил і часу на нових працівників, і вони стануть хорошими працівниками на довгі роки.

Програма адаптації нового працівника

Основними учасниками програми є: безпосередній керівник (менеджер магазину), наставник, фахівець служби персоналу.
Вся процедура адаптації ділиться на чотири етапи, кожний з яких припускає виконання певних завдань, які, у свою чергу, закріплені за тим або іншим учасником процедури.
I етап. За три дні до виходу нового працівника.
Фахівець служби персоналу зобов'язаний:

• подзвонити новообраному працівнику напередодні його офіційного виходу на роботу і переконатися, що все гаразд;
• проінформувати менеджера магазина про прихід нового працівника наперед;
• приготувати всі інформаційні матеріали, які будуть видані співробітникові в перший день роботи, а саме:

а) посадова інструкція працівника магазина;
б) корпоративна форма(якщо така є).

• підготувати необхідні перепустку і дозвіл на паркову;
• забезпечити і перевірити, чи підготовлено робоче місце.

Менеджер магазину разом з менеджером по персоналу визначають кандидатуру наставника під час адаптаційного періоду.

ІІ етап. У перший робочий день нового працівника.
Фахівець служби персоналу зобов'язаний:

• зустріти нового працівника і провести на робоче місце. Якщо прийнято, вручити «пакет новачка» — корпоративну атрибутику.
• належним чином провести кадрове оформлення нового працівника;
• провести початковий інструктаж по безпеці праці і протипожежній безпеці;
• познайомити з безпосереднім керівником (менеджером магазину);
• обговорити стиль управління, особливості культури, режим роботи, традиції, норми і т. д., прийняті в організації;
• Обговорити перший робочий день

Менеджер магазину зобов'язаний:

• представити нового працівника підлеглим, колегам, познайомити з наставником, призначеним на адаптаційний період;
• разом з наставником ознайомити працівника з програмою адаптації, визначають конкретні цілі і завдання на період адаптації;
• проаналізувати разом з новим працівником його посадові обов'язки;
• пояснити використовувану на підприємстві систему заохочень і правила застосування штрафних санкцій;
• пояснити правила компенсації можливих витрат, а також порядок і видачу зарплати, оплату листів непрацездатності і відпусток;
• ознайомити з організаційною структурою;
• Обговорити перший робочий день;

Наставник зобов'язаний:

• ознайомити з правилами внутрішнього трудового розпорядку і повідомити наступну інформацію:

а) вимоги до зовнішнього вигляду;
б) робочі перерви, час і тривалість обіду;
в) процедура повідомлень про вимушену відсутність на роботі;
г) пропускна система, порядок відлучення з робочого місця

• надати інформацію особистого плану: місцезнаходження їдальні, туалетів, місця для відпочинку, куріння, стоянки машини і т.д.
• надати інформацію про традиції відділу або групи, в якій працівник працюватиме, і правила, дійсні тільки для даної посади і/або відділу;
• ознайомити з процедурою комунікацій і зв'язків за посадою (в рамках відділу, з іншими відділами).
• ознайомити з поведінкою у разі непередбачених ситуацій;
• обговорити перший робочий день.

III етап. За перший робочий тиждень нового працівника.
Фахівець служби персоналу зобов'язаний:

• ознайомити з основними процедурами і політикою відносно персоналу (можливості кар'єрного зростання);
• проаналізувати компетенцію і розробити індивідуальну програму перспективної підготовки.

Наставник зобов'язаний:

• ознайомити з детальною історією компанії, її місією, стратегією і цілями, політикою в області роботи з партнерами і споживачами, стадіями реалізації продукції споживачу;
• ознайомити із списком документів, з якими новому працівникові необхідно ознайомитися в першу чергу;
• ознайомити з системою звітності;
• пояснити, як діє адміністративно-господарська система організації, існуючі правила і процедури;
• познайомити з тими працівниками, з якими буде працювати новий працівник.
• ознайомити із змістом роботи, вимогами і стандартами виконання роботи, межами повноважень, відповідальністю;
• дати можливість новому працівнику спостерігати і самостійно дублювати, виконувати завдання, під наглядом;
• коректувати роботу, виправляти можливі помилки, вказувати на них новому працівнику.

IV етап. Після закінчення випробувального терміну.
Фахівець служби персоналу зобов'язаний:

• дати новому працівнику заповнити оціночний лист.
• проаналізувати заповнений оціночний лист до обговорення.
• повідомити працівника про закінчення випробувального терміну і призначити дату обговорення результатів його роботи в цей період.
• провести разом з менеджером магазину і наставником бесіду щодо досягнення поставлених завдань і цілей новим працівником, оцінити манеру поведінки нового працівника на даній посаді.
• провести співбесіду (екзамен) на основі здобутих нових знань в адаптаційний період.
• дізнатися думку нового працівника про фірму в цілому, про принципи обслуговування покупців, сервіс, ведення бізнесу, пропозиції щодо покращення і ін.

Кожен керівник час від часу задається питанням, чому відбуваються такі разючі зміни з новоприйнятими людьми після проходження адаптаційного періоду, неначе ви приймали на роботу одну людину, а працює у вас інший. Які ж причини таких змін? Можна виділити наступні чинники, що впливають на вибір стратегії поведінки:

• зовнішні чинники: організаційна і корпоративна культура, система адаптації персоналу, система заохочень і покарань, вплив неформальних лідерів на новачка;
• внутрішні чинники: мотивація співробітника і його спрямованість, цінності, особова проблемна завантаженість, сімейна ситуація, досвід попередньої роботи, життєвий і керівний досвід.

Таким чином, працівник, прийшовши в компанію з своїми уявленнями про те, «як повинно бути», стикається з дійсністю і починає розуміти, як насправді йдуть справи в компанії: наскільки помічається і оцінюється внесок нового працівника, як відносяться до ініціатив і завзяття, як дивляться на новачка керівники і працівники-старожили. Таким чином, після періоду адаптації в компанії вловлює різницю між декларованими і реальними правилами. І на підставі своїх цінностей, стереотипів і внутрішнього клімату в компанії починає адаптуватися до організації, формуючи свою стратегію поведінки.
Саме тому на етапі адаптації важливо говорити про реальні правила поведінки в компанії, і тоді ви отримаєте реально адаптованого працівника.
За даними досліджень executive search компанії Korn/Ferry International, якісна програма адаптації здатна зменшити плинність кадрів на 10–20% в рік, що в свою чергу зекономить час і кошти компанії, дасть можливість розвитку і стабільності.
Програми адаптації на різних підприємствах розробляються і впроваджуються з урахуванням особливостей даних компаній, але основна їх мета — уважний підхід до нового працівника, бажання зробити входження в посаду максимально ефективним і комфортним.
Якщо у Вас нема власної програми адаптації, а відчуваєте необхідність - ЦПБ НюБізнет допоможе Вам розробити програму адаптації, яка б була адаптована до потреб Вашої компанії.