Як вести ділове листування англійською

Важливі аспекти коректного ділового листування англійською. Висвітлимо всі можливі нюанси від просто до складного та прокачаємо навички етикету ділового листування англійською.

Як і в будь-якій іншій мові, в англійській є офіційний та неофіційний стиль спілкування. Ділове листування належить до першого з них, адже воно є частиною корпоративного спілкування, яке використовують для спілкування між співробітниками, відділами та цілими компаніями, а також бізнесменами. Сюди відносяться і листи подяки, вітальні листи, вибачення, спростування. Єдина умова — ви ведете діалог із малознайомою людиною.

Що важливо знати про ділове листування? Як його правильно вести і які навички потрібно мати, якщо англійська — не ваша рідна мова? Детально розбираємо у статті від Першого Кембриджського освітнього центру.

Загальні правила етикету.

Підемо від простого до складного. Адже такі правила етикету є спільними для більшості жителів розвинених країн, тому їх не так складно зрозуміти та запам'ятати:

1. Важливо починати з теми, і вона має бути чіткою та зрозумілою. Бажано ще й чіпляючою. Адже якщо ви пишете якомусь керівнику корпорації, який отримує 100-150 електронних листів щодня, ваш лист може легко загубитися серед них.

Щоб цього не сталося, обов'язково прописуєте Subject, який приверне увагу адресата.

Розберемо на прикладі.

Неправильно: «Question» — не дає розуміння суті звернення.

Правильно: «Question about project with Mr. Peterson» — конкретика привертає увагу.

Якщо є дедлайн вирішення якогось завдання і лист вимагає відповіді, вкажіть це в темі, щоб він став пріоритетним для адресата:

«Need your answer about project till 5 p.m.»

1. Вітайте співрозмовника, але уникайте неформальних звернень (Hey, Heya, Yo). Підійде Hello або Dear, після якого вказується відповідна до статі та сімейного положення приставка та прізвище (можна з ім'ям) адресата.

Приклад:

Dear Mr. Peterson.

Про нюанси оформлення поговоримо трохи згодом, у розділі «Структура ділового листа».

1. Обов'язково перевірте помилки перед відправленням — їх наявність може зіпсувати вашу репутацію в очах співрозмовника.
2. Якщо до листування приєднується нова людина, коротко опишіть суть питання, щоб їй не довелося перечитувати попередні листи.
3. Не залишайте вхідну кореспонденцію без відповіді. Якщо у вас немає часу, дайте знати співрозмовнику, що вивчите питання пізніше і вкажіть термін, коли він отримає вашу відповідь.
4. Уникайте знаків оклику та CAPS LOCK. Це виглядає так, ніби ви підвищуєте голос. Якщо хочете звернути увагу на щось, використовуйте спеціальні фрази. Їх знайдете у розділі «Корисні фрази та скорочення».

Кому ви адресуєте листа?

Важливо розуміти, з ким ви ведете діалог. Адже англійська мова стала міжнародною, тому ваш співрозмовник може бути родом не лише з Великої Британії чи США. Враховуйте національні традиції та менталітет мешканців різних країн.

• Наприклад, звертаючись до громадянина Африки або однієї з країн Південної Америки, ви можете навіть у діловому листі поцікавитись його сім'єю. Це не буде вважатися вульгарністю, навпаки, покаже вас у кращому світлі. Адже ви виявили інтерес до найціннішого у житті цих людей!
• А ось жителі Китаю чи Японії подібного не зрозуміють і навіть будуть обурені. Намагайтеся з ними бути максимально чемними, ввічливими та не ставити надто особистих питань.
• Німці та англійці не люблять великої кількості модальних слів і хитромудрі конструкції. Але ввічливість у пріоритеті!
• З американцями діє принцип: стислість — сестра таланту.

Основні засади складання листа.

Коли ви пишете діловий лист, пам'ятайте наступні інструкції: вони допоможуть зробити ваше звернення ефективним і коректним:

1. Скорочуйте та спрощуйте.

Ви пишете не шкільне есе та не спілкуєтеся з другом. Ваше завдання — коротко і по суті розкрити ваше звернення та отримати чітку відповідь.

Декілька порад, як дотримуватися цього правила:

• уникайте дієприслівникових оборотів та складнопідрядних речень;
• приберіть прийменники — фразові дієслова замініть їх безприйменниковими синонімами. Наприклад, generate замість come up with;
• відмовтеся від пасивного стану (Passive Voice);
• використовуйте списки — це спрощує сприйняття інформації, виділяє найголовніше.

В цілому, краще обмежтеся 5-ма реченнями. Це оптимальна кількість, щоб читач зміг сприйняти інформацію та зрозуміти суть.

1. Уникайте емоційності та жартів.

Це тісно пов'язане з попереднім. Адже емоції роздмухують ваш текст зайвими подробицями, та й навантажувати співрозмовника вашими особистими враженнями та переживаннями неетично. Щодо жартів, гумор може бути присутнім, але ви повинні звучати професійно. Якщо не впевнені, що вийде, краще говоріть сухо та у справі.

1. Поставте дедлайн.

Як ми вже говорили, зазначений у листі термін отримання відповіді прискорить процес і зробить адресата відповідальнішим.

Структура ділового листа.

Тема, ціль, адресат, привід можуть бути різними, але структура універсальна. Існують певні компоненти, які важливо використовувати. Це:

1. Привітання — пишемо на окремому рядку. Є кілька варіантів, залежно від вашого ступеня близькості з адресатом, його статі та сімейного стану.

• Якщо знаєте, кого звертаєтеся, вказуєте прізвище з відповідною приставкою (Dear Mr. Peterson).
• Якщо не знаєте особу адресата, можна використовувати звернення зі словами Sir/Madam або вказуючи посаду співрозмовника (Dear Headmaster).

Після цієї фрази ставимо кому. Виняток — листування з мешканцем США або Канади. У цьому випадку ставимо двокрапку.

1. Тіло листа — розкриваємо основну ідею, доносимо факти та ставимо запитання. Перше речення має пояснювати мету, яка розкривається в наступних реченнях.
2. Закриття — підбиваємо підсумок, висловлюємо подяку за наданий нам час або розкриваємо додаткові деталі.
3. Прощання — також пишемо на окремому рядку. Можна використовувати одну з конструкцій: Best/Kind regards, Sincerely (yours), Best/Warm wishes.
4. Підпис — на наступному рядку вкажіть прізвище (можна з ім'ям), посаду (якщо це необхідно), контактний телефон для зв'язку.

• Корисні фрази та скорочення.

Зберігайте ці підбірки — вони допоможуть вам скласти коректний діловий лист.

Як почати?

У вас є досить широкий вибір серед формальних, напівформальних та нейтральних фраз. Дивіться  нижче.

Формально:

• Пишу, щоб … I am writing to …
• Відповідно до вашого запиту … In accordance with your request …
• Посилаючись на нашого листа щодо… We refer to our email regarding…
• Пишу на про … I am writing with regard to … 

Напівформально:

• Коротка ремарка … Just a quick note to tell you that …
• Цей лист щоб … This is to …
• Я хотів повідомити, що … / розповісти про … / запитати вас … I wanted to let you know that  … / tell you about … /ask you if … 

Нейтрально:

• Дякую за лист …Thank you for your email …
• Дякуємо за лист щодо …  Thank you for your email regarding …
• У відповідь на ваш лист … In reply to your email …
• Посилаючись на ваш лист від … Referring to your email dated …

Як уточнювати деталі?

Ми можемо розкривати подробиці для адресата або ж запитувати в нього моменти, що цікавлять нас. Відповідні фрази є нижче.

1. Повідомляємо факти співрозмовнику:

Формально:

• Ми також хотіли б повідомити вас про … We would also like to inform you …
• У відповідь на ваше запитання (запит) про … … In answer to your question (enquiry) about …

Нейтрально:

• Я буду тримати вас у курсі …  I'll keep you posted …
• Я включу вас до листування … I will include you in the loop …
• Щодо вашого питання про … Regarding your question about …

1. Запитуємо про щось, просимо повідомити якусь інформацію:

Формально:

• Я був би вдячний вам, якби ви могли … I would be grateful it if you could …
• Не могли б ви пояснити ... Could you possibly explain …
• Не могли б ви мені повідомити ...  Could you please let me know …
• Не могли б ви надіслати мені … Please could you send me …

Нейтрально:

• Докладніше / для більш детальної інформації … For further details…
• Я не до кінця зрозумів, що … I do not fully understand what …
• Мене також цікавить, якщо … I also wonder if …

Як вибачитися?

На жаль, буває так, що не вдається домовитись. Або одна зі сторін не виконала своїх зобов'язань. У цьому разі заведено вибачатися. Як це робити англійською, дивіться нище.

Формально:

• На жаль, ми змушені повідомити вас про … We regret to inform you that …
• Мені важко повідомляти вам, але … I am sorry to inform you that …
• Будь ласка, прийміть наші вибачення за … Please accept our apologies for …
• Я щиро жалкую, що … I sincerely regret that.

Нейтрально:

• На жаль … Unfortunately.
• …Боюся, що … I am afraid that …
• Я був би радий / Я був би щасливий …I would be glad / delighted to / happy to …
• Перепрошую, але я не зможу прийти завтра … I'm sorry, but I can't make it tomorrow …

Як пропонувати або просити про допомогу?

Існує й інша ситуація — коли ми потребуємо допомоги або можемо її надати адресату. Щоб повідомити про це у листі, скористайтесь однією з фраз.

1. Пропонуємо допомогу.

Формально:

• Якщо бажаєте, я з радістю … If you wish,I would be happy to
• Ми хотіли б призначити ще одну зустріч з … We willing to arrange another meeting with …
• Якщо вам потрібна ще якась інформація / допомога, будь ласка, звертайтеся … Should you need any further information /assistance, please do not hesitate to contact me …

Нейтрально:

• Якщо у вас виникли запитання, сміливо пишіть мені. If you have any questions, please don't hesitate to contact me.
• Чи можу я (зробити) …? Would you like me to …?
• Може, я прийду і допоможу? How about I come and help you out?

1. Просимо про допомогу.

Формально:

• Не могли б ви… Could you please…(for me)?
• Не могли б ви … Could you possibly …?
• Я був би дуже вдячний …  I would appreciate …
• Скажіть, чи змогли б ви прийти ? I was wondering if you could come.

Нейтрально:

• Чи можу я вас попросити? Can I ask you to?
• Чи можу я вас попросити про послугу? Could I ask you a favor?
• Будь ласка, повідомте  … Please let me know …
• Могли б  ви... Would you mind...?Можете надати мені послугу?
• Could you do me a favor? 

Як повідомити про додаткові файли?

Якщо до листа додаються документи, фото або інші файли, важливо у текстовій частині вказати на це і закликати читача переглянути їх.

• До цього листа додається — Please find attached.
• Ви можете знайти у додатку … You can find in attachment …
• Я прикладаю … I am enclosing …
• Я надсилаю вам… I forward to you…
• Ми раді вислати вам … We are pleased to enclose …
• У прикріпленому файлі ви знайдете … Attached you will find …

 Як завершити лист?

З повагою та без зайвих слів, звичайно. Для вас вибірка фраз нище.

Формально:

• Чекаю на вашу відповідь./ I look forward to hearing from you.
• Звертайтеся, якщо вам знадобиться будь-яка допомога.Do not hesitate to contact me if you need any asistance.
• Якщо у вас є питання, будь ласка, звертайтеся. / Should you have any questions, feel free to let me know.

 Нейтрально:

• Чекаю вашої відповіді. /Looking forward to hearing from you.
• Сподіваюся незабаром отримати від вас повідомлення. /Hope to hear from you soon
• Дайте мені знати, якщо вам знадобиться ще щось./ Let me know if you need anything else.

Декілька популярних абревіатур.

Навіть у діловому листуванні багато англомовних використовують скорочення. Адже це суттєво економить час діалогу та дозволяє швидше розв'язувати питання. Зручно! Беріть на озброєння.

• Кінець робочого дня — EOB (end of business day).
• Початок робочого дня — SOB (start of business day).
• До кінця кварталу — EOQ (end of quarter).
• Використовуємо, коли інформація за термінами або за датою ще не відома — TBD (to be determined) — TBA (to be announced).
• Відпустка — PTO (paid time of).
• Поза офісом, не на роботі — OOO (Out of office).
• Простежити, взяти на контроль — FUP (follow up).
• Контактна особа — POC (point of contact).
• Для вашої інформації — FYI (For your information).
• По суті — AAMOF (As A Matter Of Fact).
• Наскільки я знаю — AFAIK (As far as I know).
• До речі — BTW (By The Way).
• Побачимося — CU (See you).
• Наодинці — F2F (face to fact).
• На мою скромну думку — IMNO (In My Humble (Honest) Opinion).

І остання порада.

Ведення ділового листування це навичка, яку потрібно освоювати. У цій статті ви знайшли теоретичні відповіді на найголовніші питання. Тепер застосовуйте отримані знання практично. Тільки так ви їх зрозумієте і станете по-діловому приємним співрозмовником. Хочете стати справжнім майстром ділової комунікації? Тоді запрошуємо на курс англійської для роботи!