Дьявол кроется в деталях или что нужно знать при организации делового мероприятия

Участие компании (бренда) или ее представителя в публичном мероприятии всегда связано с рисками. Причем вы можете столкнуться с рисками разных видов. Всегда есть риск того, что мероприятие будет провальным, и вы впустую потратите время.

Возможно, что на мероприятии соберется не ваша целевая аудитория или зал окажется полупустым. Безусловно, присутствует риск «неудачного доклада», от которого никто не застрахован. Если вы организуете мероприятие самостоятельно, то ко всему перечисленному выше можно добавить стандартный перечень «страхов организатора»: исправна ли техника, не пропадет ли звук, не ударит ли микрофон спикера током, не проспал бы переводчик, чтобы кофе не остыл и т.д.

С другой стороны очевидно, что участие в конференции свидетельствует о вашем профессиональном авторитете и признании коллег/клиентов, что в свою очередь является отличным информационным поводом и инструментом привлечения внимания ваших клиентов. Если же вы носите гордое имя «спонсор», то это еще дает и широкие рекламные возможности. Не даром старина Форд говорил: «Никогда не экономьте на рекламе, охране и страховании».

Как же взвесить все риски и возможные выгоды? Как определить ту тонкую грань между эффективностью «появления на людях» и потерями для собственного имиджа от неудачного участия в публичном событии?

Некоторыми секретами этого поделился Игорь Завилинский, генеральный директор Conference House в ходе проведенного Бизнес-завтрака «Участие в бизнес-мероприятиях: риски корпоративного стриптиза», который прошел в Киеве 3 февраля 2011.

Прежде всего, что Игорь сказал: «Никакого секрета здесь нет. Нет никаких секретных технологий». По его словам, все достаточно просто и логично, но «дьявол кроется в деталях»: существует «большой объем взаимосвязанных деталей», а для новичков – это «НЕОЖИДАННО большой объем НЕОЖИДАННО взаимосвязанных деталей». Все что отличает профессионального организатора от любителя – это то, что организатор знает почти обо всех деталях и может оперативно реагировать на появление новых.

При этом не стоит недооценивать и свои собственные возможности. Часто компаниям проще и эффективнее организовывать мероприятия самостоятельно, особенно когда события не большие по количеству участников. Если вы четко знаете цель мероприятия, определились с форматом, располагаете ресурсами (человеческими и временными) и главное – понимаете технологию организации – тогда есть смысл делать все своими силами.

Но если вы предполагаете проведение сложного мероприятия, состоящего из нескольких этапов, включающего комбинирование нескольких форматов, выступление большого числа спикеров или не совсем четко представляете что делать и кому этим заниматься – тогда есть смысл отдавать организацию в аутсорсинг.

Узнать подробнее о форматах публичных мероприятий, об основных их составляющих, преимуществах и недостатках, ознакомиться с основными сложностями процесса проведения события, Вы можете, скачав презентацию Игоря Завилинского на нашем сайте www.ch.kiev.ua или позвонив нам по тел. [відкрити контакти]+38 044 541 1838.