Діловодство. Види та класифікації документів

Види документів, які складають документообіг компанії. Основні класифікації

Документообіг в компанії, незалежно від його виду (електронний чи паперовий) – це структура, яка відображає порядок ведення управлінської діяльності.

Кожен документ є підтвердженням, обґрунтуванням того чи іншого рішення. Правильно оформлений документ надає прийнятому рішенню юридичної сили. І результат – виконання або невиконання рішення, також, затверджується відповідним документом.

Секретар, діловод, кадровик, бухгалтер компанії повинні мати базові знання правильного  оформлення документації (внутрішньої та зовнішньої) і чітко визначати вид документа.

Загалом, усі документи розділяють на:

Внутрішні документи – які створені для організації роботи підприємства і підписуються тільки працівниками компанії (накази, розпорядження, внутрішні акти, службові записки тощо)

Зовнішні документи – ті документи які надішли ззовні від інших підприємств, установ, представників інших компаній або громадян.

За терміном виконання документи:

• термінові
• нетермінові

За походженням документи:

• службові -  створюються в організаціях, установах, на підприємствах з питань їх діяльності;
• офіційно-особисті - стосуються конкретних осіб (заяви, листи, скарги тощо)

За призначенням документи поділяються на оригінали та копії.

Оригінал – первинний документ, який належним чином оформлений.  Це документ може бути розмножений копіями. Оригінал і копії мають однакову юридичну силу.

Копія – це точне відтворення оригіналу і має у верхньому правому кутку позначку “Копія” і завірена у певному порядку.

Є три види копій – відпуск, витяг і дублікат.

Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника.

Витяг – копія, що відтворює частину тексту документа.

Дублікат – другий екземпляр документа, виданий у зв’язку із втратою оригіналу.

На підприємствах,  як правило, розділяють документи на  наступні категорії:

Розпорядчі документи: організаційні накази, розпорядження, вказівки, рішення, ухвала, постанова, звіти, плани, договори.

Організаційні документи: положення, інструкції, правила, статут, службові листи.

Документація з кадрових питань: заяви від працівника, автобіографія, резюме, характеристика, особовий листок відділу кадрів, картка П2, кадрові накази, посадові інструкції, штатний розпис, трудові договори, контракти, документація по військовому обліку.

Інформаційно-аналітичні документи: анотація, відгук, рецензія,  висновок,  довідка, доповідна записка, пояснювальна записка, протокол, наукова чи дипломна робота, оголошення, прес-реліз.

Обліково-фінансові документи: платіжна відомість, квитанції, рахунки, акти (надання послуг, списання, передачі документів), бухгалтерська довідка, накладна, довіреність, фінансова розписка.

Також, у діловодстві важливо дотримуватись вимог створення кожного типу документів.

Внутрішні організаційно-розпорядчі документи підприємства оформлюють на бланках компанії, які виготовляються з необхідними реквізитами згідно з вимогами ДСТУ 4363:2020.

Бланк документа - це макет документа що містить інформацію постійного характеру з використанням відповідних реквізитів для відповідного виду документа.

Реквізити документа – це обов’язкові дані про компанію, без яких документ не буде чинним та мати відповідну юридичну силу.

Перелік реквізитів документів Ви може знайти у статті Реквізити. Методичні рекомендації.

Щоб розібратися  з усіма вимогами оформлення різних видів документів, рекомендуємо пройти онлайн курс з організації документообігу в компанії.

На курсах розглядаємо види і класифікації документів, методичні рекомендації до їх оформлення, види та внесення реквізитів, зберігання документів, контроль виконання управлінських рішень, закріплених у документах та інші питання.

З питаннями щодо курсів з діловодства звертайтесь до менеджера навчальної студії Тренд:

[відкрити контакти]067 186 46 05 telegram  

[відкрити контакти]066 617 80 37, [відкрити контакти]063 467 34 65 viber