Проблема отчетности - трудности многих компаний

Как известно, руководитель требует от подчиненного к определенному числу сдать отчет, последний идет на разного рода ухищрения, выполняя ненавистную директиву, и в результате отчеты превращаются в формальные, никому не нужные отписки.

А между тем "работающие" отчеты не только помогают руководителю быть в курсе дел своих подчиненных, но и дают возможность наладить обмен информацией между сотрудниками внутри компании.

Около полугода назад в московском офисе компании Kelly Services CIS была введена новая система отчетности сотрудников - интервьюирование. До этого в компании царила традиционная форма отчетности - еженедельно каждый сотрудник сдавал в письменной форме свой отчет. "Потом мы поняли, что это превратилось в формальные отписки. Брался отчет недельной давности, и в нем просто менялись какие-то слова. У консультантов по работе с клиентами из-за большой загруженности не хватало времени, чтобы сесть, подумать, а потом все написать", - говорит Наталья Шуман, глава московского офиса Kelly Services CIS. "Хотя консультанты и понимали, что отчеты необходимы для работы, но относились к ним небрежно", - добавляет Светлана Демичева, координатор по маркетингу этой компании.

Поэтому пришлось искать другие пути. Решили пригласить человека со стороны, который раз в месяц должен был проводить с каждым сотрудником часовое интервью, а затем, систематизируя информацию, делать обзор. Однако этот эксперимент также не увенчался успехом. "Человеку со стороны нужно было объяснять, что такое рекрутмент, каковы тенденции на рынке труда и т. д. На это тратилось слишком много времени", - вспоминает Наталья Шуман. Поэтому решили, что заниматься интервьюированием и систематизацией информации должен свой человек, имеющий доступ ко всем консультантам компании, разбирающийся в тонкостях рекрутмента, понимающий, какая именно информация нужна.

Новые функции были возложены на координатора по маркетингу, был составлен вопросник и выбрано время проведения интервью. Сегодня новая схема отчетности работает как часы. В вопроснике содержится около 20 вопросов.
Среди них: Какой из заказов был самым сложным/легким и почему?
Каков средний уровень зарплат по позициям? Выпускники каких вузов пользуются наибольшим спросом у клиентов? Каковы новые тенденции в области рекрутмента?
Новости рынка труда и т. д. В первую неделю каждого месяца проходят часовые интервью, затем информация обрабатывается и в виде отчета ложится каждому консультанту на стол. Отчет небольшой - около трех страниц (чтобы лишний раз не перегружать консультантов). "От каждого консультанта мы получаем небольшой кусочек информации. Складывая их вместе, мы составляем цельную картинку", - говорит Наталья Шуман.

По ее словам, необходимость в обмене информацией между консультантами была вызвана тем, что как кандидатам, так и работодателям требовался не просто рекрутер, а эксперт, знающий не только свой узкий сегмент рынка. "Сегодня сложилась тенденция к ориентации сотрудников не на конкретную работу или задание, а на бизнес компании в целом", - говорит Шуман. Как и в большинстве компаний, специализирующихся на подборе персонала, в Kelly Services у каждого консультанта по работе с клиентами есть своя специализация. Один работает с банками, другой - с системными интеграторами и т. д. Такое разделение зачастую означает, что консультант владеет только своей "темой" и не располагает информацией о том, что происходит в других сферах бизнеса. "Раньше было приблизительно так: наш консультант, который работает с финансовыми организациями, приходил, например, в банк и, если его спрашивали: "А какая сейчас ситуация с IT-специалистами? Сколько они стоят? У - он отвечал: "За IT-специалистов у нас отвечает другой человек. Я с ним проконсультируюсь и вам перезвоню".  Сейчас каждый консультант владеет информацией и по всем сферам бизнеса. Тот, кто занимается банками, знает, сколько стоят IT-специалисты, много ли их сейчас на рынке и т. д. Результатом новой формы отчетности, по словам Шуман, стало то, что консультантов действительно стали воспринимать как экспертов. "Мы стали чувствовать себя профессионалами.
Мы не просто получаем резюме и пересылаем его клиенту, а обладаем достоверной информацией о ситуации на рынке", - говорит она.
По мнению Юлии Сарской, такая форма отчетности универсальна и может применяться не только в рекрутинговом бизнесе.
"Во-первых, это очень эффективный метод, а во-вторых - экономичный", - говорит она.

В следующих статьях, мы порекомендуем, и больше  расскажем, как правильно составлять резюме, а также про земельный кодекс Украины, о трудоустройстве в период кризиса.