Как вести деловую переписку на английском

Как вести деловую переписку на английском

Важные аспекты корректной деловой переписки на английском. Осветим все возможные нюансы от простого до сложного и прокачаем навыки этикета деловой переписки на английском.

Как и в любом другом языке, в английском есть официальный и неофициальный стиль общения. Деловая переписка относится к первому из них, ведь она есть частью корпоративного общения, которое используют для общения между сотрудниками, отделами и целыми компаниями, а также бизнесменами. Сюда относят и благодарственные, поздравительные письма, извинения, опровержения. Единственное условие — вы ведете диалог с малознакомым человеком.

Что важно знать о деловой переписке? Как её правильно вести и какими навыками нужно обладать, если английский — не ваш родной язык? Подробно разбираем в этой статье от Первого Кембриджского образовательного центра.

Общие правила этикета.

Пойдем от простого к сложному. Ведь следующие правила этикета являются общими для большинства жителей развитых стран, поэтому их не так сложно понять и запомнить:

  1. Важно начинать с темы, и она должна быть четкой и понятной. Желательно еще и цепляющей. Ведь если вы пишете некоему руководителю корпорации, который получает 100-150 электронных писем ежедневно, то ваше письмо может легко потеряться среди них.

Чтобы этого не случилось, обязательно прописываете Subject, который привлечет внимание адресата.

Разберем на примере.

Неправильно: «Question» — не дает понимания о сути обращения.

Правильно: «Question about project with Mr. Peterson» — конкретика привлекает внимание. 

Если есть дедлайн решения некой задачи и письмо требует ответа, укажите это в теме, чтобы оно стало приоритетным для адресата:

«Need your answer about project till 5 p.m.»

  1. Приветствуйте собеседника, но избегайте неформальных обращений (Hey, Heya, Yo). Подойдет Hello или Dear, после которого указывается соответствующая полу и семейному положению приставка и фамилия (можно с именем) адресата.

Пример:

Dear Mr. Peterson.

О нюансах оформления поговорим чуть позже, в разделе «Структура делового письма».

  1. Обязательно проверьте на ошибки перед отправкой — их наличие может подпортить вашу репутацию в глазах собеседника.
  2. Если к переписке присоединяется новый человек, опишите ему суть вопроса, чтобы ему не пришлось перечитывать предыдущие письма.
  3. Не оставляйте входящую корреспонденцию без ответа. Если у вас нет сейчас времени, дайте знать собеседнику, что изучите вопрос позже и укажите срок, когда он получит ваш ответ.
  4. Избегайте восклицательных знаков и CAPS LOCK. Это выглядит так, будто вы повышаете голос. Если хотите на чем-то акцентировать внимание, используйте специальные фразы. Их найдете в разделе «Полезные фразы и сокращения».

Кому вы адресуете письмо?

Важно понимать, с кем вы ведете диалог. Ведь английский язык стал международным, поэтому ваш собеседник может быть не только из Великобритании или США. Учитывайте национальные традиции и менталитет жителей разных стран.

  • Например, обращаясь к гражданину Африки или одной из стран Южной Америки, вы можете даже в деловом письме поинтересоваться его семьей. Это не будет считаться вульгарностью, наоборот, покажет вас в лучшем свете. Ведь вы проявили интерес к самому ценному для этих людей!
  • А вот жители Китая или Японии подобного не поймут и даже будут возмущены. Старайтесь с ними быть максимально учтивыми, вежливыми и не задавать слишком личных вопросов.
  • Немцы и англичане не любят большого количества модальных слов и витиеватых конструкции. Но вежливость в приоритете!
  • С американцами действует принцип: краткость — сестра таланта. 

Основные принципы составления письма.

Когда вы пишете деловое письмо, держите в голове следующие инструкции: они помогут сделать ваше обращение эффективным и корректным:

  1. Сокращайте и упрощайте.

Вы пишете не школьное эссе и не общаетесь с другом. Ваша задача — кратко и по сути изложить ваше обращение и получить четкий ответ.

Несколько советов, как следовать этому правилу:

  • избегайте деепричастных оборотов и сложноподчиненных предложений;
  • уберите предлоги — фразовые глаголы замените их беспредложными синонимами. К примеру, generate вместо come up with;
  • откажитесь от страдательного залога (Passive Voice);
  • используйте списки — это упрощает восприятие информации, выделяет самое главное.

В целом, лучше ограничьтесь 5-ю предложениями. Это оптимальное количество, чтобы читатель смог воспринять информацию и понять суть.

  1. Избегайте эмоциональности и шуток.

Это правило тесно связано с предыдущим. Ведь эмоции раздуют ваш текст лишними подробностями, да и нагружать собеседника вашими личными впечатлениями и переживаниями неэтично. Что касается шуток, юмор может присутствовать, но вы должны звучать профессионально. Если не уверены, что получится, лучше говорите сухо и по делу.

  1. Поставьте дедлайн.

Как мы уже говорили, указанный в письме срок получения ответа ускорит процесс и сделает адресата более ответственным.

Структура делового письма.

Тема, цель, адресат, повод могут быть разными, но структура универсальна. Есть определенные компоненты, которые важно использовать. Это:

  1. Приветствие — пишем на отдельной строке. Есть несколько вариантов, в зависимости от вашей степени близости с адресатом, его пола и семейного положения.
  • Если знаете, к кому обращаетесь, указываете фамилию с соответствующей приставкой (Dear Mr. Peterson).
  • Если не знаете личность адресата, можно использовать обращение со словами Sir/Madam или указывая должность собеседника (Dear Headmaster).

После этой фразы ставим запятую. Исключение — переписка с жителем США или Канады. В этом случае ставим двоеточие.

  1. Тело письма — излагаем основную идею, доносим факты и задаем вопросы. Первое предложение должно разъяснять цель, которая раскрывается в последующих предложениях.
  2. Закрытие — подводим итог, выражаем благодарность за уделенное нам время или раскрываем дополнительные детали.
  3. Прощание — также пишем на отдельной строке. Можно использовать одну из конструкций: Best/Kind regards, Sincerely (yours), Best/Warm wishes.
  4. Подпись — на следующей строке укажите свою фамилию (можно с именем), должность (если это необходимо), контактный телефон для связи.

Полезные фразы и сокращения.

Сохраняйте себе эти подборки — они помогут вам составить корректное деловое письмо.

Как начать?

У вас есть достаточно широкий выбор среди формальных, полуформальных и нейтральных фраз. Смотрите ниже.

Формально:

  • Пишу, чтобы … I am writing to …
  • Соответственно с вашим запросом … In accordance with your request …
  • Ссылаясь на наше письмо относительно… We refer to our email regarding…
  • Пишу на счет … I am writing with regard to … 

Полуформально:

  • Короткая ремарка … Just a quick note to tell you that …
  • Это письмо чтобы … This is to …
  • Я хотел сообщить, что … /рассказать о … /спросить вас … I wanted to let you know that  … / tell you about … /ask you if … 

Нейтрально:

  • Спасибо за письмо … Thank you for your email …
  • Спасибо за письмо относительно … Thank you for your mail regarding …
  • В ответ на ваше письмо  …In reply to your email …
  • Ссылаясь на ваше письмо от … Referring to your email dated …

Как уточнять детали?

Мы можем раскрывать подробности для адресата или же спрашивать у него интересующие нас моменты. Соответствующие фразы ниже.

  1. Сообщаем факты собеседнику:

Формально:

  • Мы также хотели  бы сообщить  вам о … We would also like to inform you …
  • В ответ на ваш вопрос (запрос) о … In answer to your question (enquiry) about …

Нейтрально:

  • Я буду держать вас в курсе … I'll keep you posted …
  • Я включу вас в переписку … I will include you in the loop …
  • Относительно вашего вопроса о … Regarding your question about …
  1. Спрашиваем о чем-то, просим сообщить некую информацию:

Формально:

  • Я был бы  признателен вам, если бы вы могли … I would be grateful it if you could …
  • Не могли бы вы объяснить … Could you possibly explain …
  • Не могли бы вы мне сообщить … Could you please let me know …
  • Не могли бы вы выслать мне …Please could you send me …

Нейтрально:

  • Более подробно / для более подробной информации … For further details…
  • Я не до конца понял, что … I do not fully understand what …
  • Меня также интересует, если … I also wonder if …

Как извиниться?

К сожалению, бывает так, что не получается договориться. Или одна из сторон не выполнила своих обязательств. В таких случаях принято извиняться. Как это делать по-английски, смотрите ниже.

Формально:

  • К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о … We regret to inform you that …
  • Мне тяжело сообщать вам, но … I am sorry to inform you that …
  • Пожалуйста, примите наши извинения за … Please accept our apologies for …
  • Я искренне сожалею, что … I sincerely regret that

Нейтрально:

  • К сожалению … Unfortunately …
  • Боюсь, что … I   am afraid that …
  • Я был бы рад / Я был бы счастлив …I would be glad / delighted to / happy to …
  • Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра … I'm sorry, but I can't make it tomorrow …

Как предлагать и просить о помощи?

Существует и другая ситуация — когда мы нуждаемся в помощи или же можем её предоставить адресату. Чтобы сообщить об этом в письме, воспользуйтесь одной из фраз.

  1. Предлагаем помощь

Формально:

  • Если хотите, я с радостью … If you wish,I would be happy to
  • Мы бы хотели назначить еще одну встречу с … We willing to arrange another meeting with …
  • Если вам нужна  еще какая либо информация / помощь, пожалуйста, обращайтесь … Should you need any further information  /assistance, please do not hesitate to contact me …

Нейтрально:

  • Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне. If you have any questions, please don't hesitate to contact me.
  • Могу ли я ( сделать) …? Would you like me to …?
  • Может я приду и помогу? How about I come and help you out?
  1. Просим о помощи

Формально:

  • Не могли бы вы … Could you please…( for me)?
  • Не могли бы вы … Could you possibly …?
  • Я был бы очень признателен I would appreciate …
  • Скажите, смогли бы вы прийти I was wondering if you could come.

Нейтрально:

  • Могу  я вас попросить? Can I ask  you to?
  • Могу  я вас попросить об одолжении? Could I ask you a favor?
  • Пожалуйста, сообщите Please let me know
  • Могли ли вы … Would you mind ...?
  • Можете оказать мне услугу? Could you do me a favor?

Как сообщить о дополнительных файлах?

Если к письму прилагаются документы, фото или какие-либо другие файлы, важно в текстовой части указать на это и призвать читателя заглянуть в них.

  • К настоящему письму прилагается — Please find attached
  • Вы можете найти в приложении … You can find in attachment …
  • Я прикладываю … I am enclosing …
  • Я присылаю вам … I forward to you …
  • Мы рады выслать вам … We are pleased to enclose …
  • В прикрепленном файле вы найдете … Attached you will find …

Как завершить письмо?

С уважением и без лишних слов, конечно. Для вас подборка фраз:

Формально:

  • Жду вашего ответа./ I look forward to hearing from you.
  • Обращайтесь, если вам понадобится нужна какая либо помощь./ 
  • Do not hesitate to contact me if you need any assistance.
  • Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь./ Should you have any questions, feel free to let me know.

Нейтрально:

  • Жду вашего ответа. /Looking forward to hearing from you. 
  • Надеюсь скоро получить от вас сообщение. /Hope to hear from you soon.
  • Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще./ Let me know if you need anything else.

Несколько популярных аббревиатур.

Даже в деловой переписке многие англоговорящие используют сокращения. Ведь это существенно экономит время диалога и позволяет быстрее решить вопрос. Удобно! Берите на вооружение.

  • Конец рабочего дня — EOB (end of business day).
  • Начало рабочего дня — SOB (start of business day).
  • К концу квартала — EOQ (end of quarter).
  • Используем, когда информация по срокам или по дате еще не известна — TBD (to be determined), TBA (to be announced).
  • Отпуск — PTO (paid time of).
  • Вне офиса, не на работе — OOO (Out of office).
  • Проследить, взять на контроль — FUP (follow up).
  • Контактное лицо — POC (point of contact).
  • Для вашей информации — FYI (For your information).
  • В сущности — AAMOF (As A Matter Of Fact).
  • На сколько я знаю — AFAIK (As far as I know).
  • Кстати — BTW (By The Way).
  • Увидимся — CU (See you).
  • Наедине — F2F (face to fact).
  • По моему скромному мнению — IMNO (In My Humble (Honest) Opinion).

И последний совет.

Ведение деловой переписки, это навык, который нужно осваивать. В этой статье вы нашли теоретические ответы на самые главные вопросы. Теперь применяйте полученные знания на практике. Только так вы их усвоите и станете по-деловому приятным собеседником. Хотите стать настоящим специалистом в деловой коммуникации? Тогда приглашаем на курс английского для работы


Оставить комментарий
Пожалуйста, введите Ваше имя
Пожалуйста, введите комментарий.
1000 символов

Пожалуйста, введите email
или Отменить

Другие статьи в категории Языковые курсы