Управление проектами для команд

Целевая аудитория

Собственникам, руководителям предприятий, руководителям проектов, начальникам служб, сотрудникам, принимающим участие в проектной работе.

Цель мероприятия

Увеличение числа проектов, успешно реализуемых в намеченные сроки в рамках выделенного бюджета. Создание единого понятийного аппарата по вопросу управления проектами и проектной работы.

Программа

1. Что такое проект? Особенности управления проектами

• Отличие проекта от других форм организации деятельности
• Типы проектов. Жизненный цикл проекта.
• Критические факторы успеха проекта: время, качество, стоимость.
• Типичные ошибки руководителя при работе с проектами.

Практика: Диагностика типичных подходов при проектировании и реализации проектов участниками тренинга, упражнение «Затор» – диагностика командных навыков управления проектами, тренировочный виртуальный проект «Стройка дома» 

2. Проект и процесс проектирования. Типичные проблемы руководителя.

Умножай негативные факторы твоего проекта на два. Дели позитивные пополам. (Из опыта управления проектами)

Проблема №1. Цели проекта не реалистичны

• Анализ проекта. Виды ресурсов проекта.
• 5 шаговая технология принятия решения.

Практика: SWOT-анализ проекта. Оценка ресурсов при планировании. Метод издержек и преимуществ. Упражнение «Цель проекта» – участники в командах по 4 человека из 3 идей формируют цель проекта, проверяя ее по критериям: проактивность, измеримость, определенность, привязка к цели более высокого уровня, достижимость, приемлемость и презентуют ее Заказчикам.

Каждая команда в течение тренинга работает над 1-2 проектами на основе реального материала компании. Например: «Рост продаж», «Увеличение числа клиентов», «Ввод нового продукта», «Снижение брака», и др.

Проблема №2. Проект не имеет графика и системы «точек контроля», не определены границы проекта.

• Последовательность планирования
• Структура выполняемых задач и структура выполняемых работ
• Как расставить точки контроля в проекте
• Границы проекта

Практика: Построение дерева целей – структурная декомпозиция целей; Моделирование проекта – определение состава работ, взаимосвязей, иерархии задач; сетевой график, составление графика Гантта. Упражнение «Границы и фазы проекта» – участники в командах по 4 человека работают над определением границ проекта и его связи с внешними условиями, определением фаз и их результатов. Обсуждение и презентация.

Проблема №3. Реализация проекта затягивается.

• Точки и зоны контроля проекта – почему не соблюдаются сроки?
• Принципы поиска времени – уменьшение объемов работы и повышение эффективности.
• 6 шагов делегирования.
• Гибкое и жесткое планирование.

Практика: навык делегирования, технологии поиска времени, оптимизация сетевого графика проекта, создание контрольной доски проектов. Упражнение «Календарный план» – команды разрабатывают календарный план проекта с контрольными точками. Презентация планов.

Проблема №4. Игнорирование основных рисков.

• Как рассчитать «критический путь» проекта.
• Проверка плана и критического пути.
• Риски. Типы рисков. Оценка риска. Работа с рисками.

Практика: Тренировка создания критического пути, оценка рисков, создание механизмов управления рисками проектов. Упражнение «Риски проекта» – участники анализируют ограничения и допущения проекта, определяют риски, и свои действия по управлению рисками.

Проблема №5. Цель проекта меняется, но проект остается прежним.

• Роль менеджера проекта на разных этапах.
• Изменения замысла проекта.

Практика: отработка кейса. Упражнение «Переговоры с Заказчиком проекта » – участник отрабатывают переговоры, в ходе которых аргументируют необходимость изменений проекта. Эксперты оценивают мастерство участников.

Проблема №6. Не удалось наладить взаимодействие внутри команды (со смежниками).

• Как создать эффективную проектную команду?
• Как ролевой расклад команды влияет на результаты проекта?
• Как провести собрание команды?
• Управление командой проекта. Стили управления.
• Как управлять участниками команды которые не находятся в прямом подчинении?
• Выбор оптимального метода коммуникации.

Практика: Проведение совещания, работа со смежником, выбор модели общения в команде, выбор стиля управления.  По итогам оценивают свои роли, которые они играли в команде. Тестирование участников 

Проблема №7. Команда не верит в успех, и настроена неконструктивно.

• Управление конфликтами
• Технология обратной связи
• 3 метода воздействия: силовой, мотивационный, вовлечение – что выбрать?
• Коучинг команды – как инструмент групповой мотивации

Практика: Выбор методов управления конфликтами, обучение технологии 4-ех шаговой модели обратной связи. Упражнение «Определи тип конфликта » – участники определяют тип конфликта, выбирают путь его решения. Упражнение «Собрание» подведение промежуточных итогов проекта – проведение собрания команды в стиле коучинг.

Дополнительная информация

Информация к размышлению (по данным исследования Standish Group “Chaos report”):

• только 16% проектов укладывается в сроки и бюджеты;
• в среднем на 188% превышается бюджет;
• в среднем на 222% превышаются сроки;
• цели и содержание только 61% проектов остаются неизменными.

По результатам тренинга участники:

• Получат представление об особенностях управления проектами.
• Узнают о технологиях управления проектами.
• Отработают основные практические умения разработки, управления командой и результатами проекта.