Совещание без головной боли: сидя, стоя, через Интернет

Совещание и собрание сотрудников должно быть инструментом оперативного принятия решений, а не утомительным "просиживанием штанов" в компании коллег.

Об основных принципах проведения эффективных "митингов" рассказывают специалисты по управлению временем, рекрутеры и представители бизнеса.

Как это должно быть

Целью собраний и совещаний является координация действий сотрудников, согласование общей стратегии и решений. При этом, если собрание или совещание можно не проводить - его лучше не проводить, отмечает тренер по управлению временем, владелец Студии управления временем "BogushTime" Людмила Богуш.

По ее словам, к перечню исключений, т.е. необходимых совещаний, относятся:

1. Регулярные мотивационные собрания для поднятия боевого духа:

а) ежедневные перед работой - руководитель ободряет своих работников, заряжает их уверенностью, поднимает командный дух, напоминает ключевые моменты в работе. Иногда в конце такого собрания работники скандируют речевку, являющуюся квинтэссенцией корпоративных ценностей компании.

б) еженедельные - краткое подведение позитивных итогов недели, ознакомление сотрудников с планами на следующую неделю.

"Такие собрания не должны превышать 20 минут. Иногда эти собрания даже проводят стоя - чтобы исключить трату времени на рассаживание участников", - подчеркивает Л.Богуш.

2. Собрания руководителей (менеджеров среднего и высшего звена), являющиеся, по сути, частью их рабочего процесса. Регулярность этих собраний позволяет организовать четкую, слаженную поэтапную работу разных подразделений, оперативно сообща вырабатывать решения по возникающим вопросам и не допускать отхода отдельных департаментов от общего графика.

Эти собрания должны происходить регулярно и пропускать их недопустимо - пропуск сразу расслабит коллектив. Все остальные собрания сотрудников проводятся только по конкретной причине - тогда, когда не провести его нельзя.

На каждом совещании должен быть секретарь, который заносит в заранее подготовленный бланк основные тезисы совещания и принятое решение. Бланк подписывает председатель совещания (или руководитель компании) и решение рассылается всем участникам для исполнения с указанием сроков. Перед следующим собранием сотрудники дают отчет о выполнении этих задач.

Одной из интересных разновидностей совещаний является так называемое "японское совещание". В этом случае всем участникам по электронной почте рассылаются материалы и вопросы, они изучают их и отправляют руководителю свои ответы - мнения, решения. На основании этих ответов босс принимает решение и уведомляет о нем сотрудников. Этот вид совещаний особенно актуален для компаний, часть сотрудников которых работают в удаленном доступе. Для таких совещаний обязательным условием является четко установленное время подачи ответов.

При проведении традиционных совещаний необходимо сначала разослать материалы и вопросы по теме совещания всем участникам, они должны к указанному сроку с ними ознакомиться и подготовить свои ответы и предложения.

Затем на собрании проводится только согласование позиций участников и выработка совместных решений.

"Если кто-то не подготовился - собрание необходимо отменять, давать нерадивому участнику время на подготовку и проводить собрание только тогда, когда все участники будут готовы. Это касается даже тех случаев, когда участники собираются из других городов. Осуждение коллегами необязательности сотрудника станет для него (и для всех остальных участников) отличным стимулом не допускать такого в дальнейшем и значительно повысит коллективную ответственность. А включение коллективной ответственности является одной из важнейших целей любого собрания", - акцентирует Л.Богуш.

Как бороться с "митингитом"

Однако, как показывает опыт, не во всех компаниях организация совещаний построена на должном уровне. Совладелец и директор по маркетингу компании "Mark Tapley" Антонина Армашула рассказала, о методах борьбы с так называемым "митингитом".

"В английском бизнес-сленге есть понятие "митингит". Это когда большая часть продуктивного времени менеджера занята встречами, митингами и совещаниями. Я особенно "люблю" совещания-статусы: это когда 20 менеджеров приходят и каждый отчитывается еще 20 менеджерам по своему продукту, рынку или участку работы. Можно увидеть и как люди спят, режутся в Counter-Strike, пишут SMS, грызут печеньки и так далее", - делится наблюдениями А.Армашула.

Компаниям, страдающим "митингитом", А.Армашула предлагает несколько рекомендаций, которые могут облегчить участь сотрудников на встречах:

1. Жесткий регламент встречи - он рассылается до встречи и четко исполняется во время встречи. К примеру, в компании "Google" на экран выводят большой таймер, который отсчитывает общее время встречи, и время, отведенное на конкретный пункт регламента.

2. Совещания стоя - это, вообще идеально, но у нас с трудом реализуемо. Хотя таким образом встречи сокращаются до 15 минут и становятся очень нацеленными на результат. Как вариант -
звонок с приглашением обсудить один вопросик у кофе-машины (кулера, балкона, ваш вариант).

3. Делать встречи для обсуждения вопросов, а не заслушивания отчетов. Все отчеты высылаются заранее, на встрече задается вопрос - есть ли замечания по моим материалам? В крайнем случае, быстро пролистывается материал с уточняющим вопросом: "Есть ли замечания по этому слайду?". Минусы: никто никогда не читает материал заранее. Плюсы: один раз "пролетев" по принятию решения из-за того, что что-то не прочитал, человек быстро научится. Реализация возможна только если вы выше уровнем/позицией чем те, кто должен прочитать.

4. Встречи "топлесс". Т.е. не должно быть открытых ноутбуков, кроме как у докладчика. В одной американской компании на входе в переговорную сдаются ассистенту все ноутбуки и мобильные телефоны.

5. "Очень интересно, но давайте вернемся к теме совещания/заданному вопросу" - самая полезная фраза на любой встрече.

"Если вы - участник, а не организатор, и не можете повлиять на то, как совещание проходит, минимизируйте эффект "митингита", - советует А.Армашула, и предлагает для этого следующие инструменты:

1. Когда вам присылают приглашение на встречу, внимательно изучите регламент и уточните:

а) насколько критично ваше присутствие и не можете ли вы дать свои комментарии до встречи письменно;
б) можете ли вы направить вашего сотрудника;
в) можно ли встречу перенести на неделю (или они ее проведут без вас, или будет возможность поработать хотя бы на этой неделе).

2. Приходя на встречу, сразу громко всем объявите, что Вам неожиданно назначили встречу через полчаса, поэтому вы бы хотели обсудить вопросы, касающиеся вас в начале, и потом покинуть совещание. Это возможно, если это встреча с равными вам по рангу, естественно, с руководством такое не пройдет.

3. Берите с собой блокнот или документы - будет время подписать, прочитать, подумать о новых идеях.

Украинский опыт

Опытом проведения совещаний в компании делится директор по управлению персоналом "МТС Украина" Наталья Береза. По ее словам, все совещания в компании можно условно разделить на регулярные встречи и встречи по необходимости.

К регулярным совещаниям можно отнести:

- управляющий комитет (раз в неделю для решения стратегических, операционных и управленческих вопросов);
- комитет по тарифам и услугам (раз в две недели для принятия решений о вводе новых тарифов/услуг компании);
- кадровый комитет (раз в два месяца - рассмотрение вопросов, связанных с программами
управления персоналом и подведение итогов этих программ);
- staff meeting (встречи руководителей и сотрудников функциональных направлений раз в неделю для рассмотрения текущих проектов функционального направления, освещения основных задачи и работы с персоналом).

Кроме того, по словам Н.Березы, при запуске новых проектов проводятся кроссфункциональные встречи для распределения и согласования ролей и задач в работе над конкретным проектом. В таких встречах участвуют специалисты из различных дирекций. Оперативные кроссфункциональные встречи проводятся, когда требуется оперативно принять важное решение, возникшее в процессе реализации проекта.

"К совещаниям мы, конечно же, готовимся заранее, - рассказывает Н.Береза. - На каждом совещании есть председатель (в основном, директор по направлению или его заместитель) и секретарь (ассистент или ведущий специалист). Председатель определяет тему встречи и вопросы, которые будут вынесены на обсуждение. Секретарь является правой рукой председателя: отвечает за подготовку повестки дня встречи и занимается приглашением участников. По итогам совещания секретарь готовит протокол встречи и рассылает его на согласование всем участникам".

В компании в принципе не разделяют совещания на "совещания вживую" и "онлайн-совещания". "Посредством теле- или видеоконференций на любом нашем совещании присутствуют коллеги из территориальных управлений или из других стран присутствия МТС", - отмечает она.

О том, как проводят встречи в международном кадровом портале "HeadHunter", рассказала директор по маркетингу и PR hh.ua Татьяна Топчий.

"Мы проводим регулярные общения на любые возникающие рабочие темы. Как правило, общение начинается на этапе постановки вопроса. Формат совещания зависит от количества участников и поставленной темы. Учитывая то, что головной офис компании находится в Москве, с нашими российскими коллегами мы общаемся в "Skype" или "Microsoft Коммуникатор", - делится опытом Т.Топчий.

Она рассказывает, что сотрудники компании заранее договариваются о таких онлайн встречах.
Инициатор совещания создает "напоминание" в почтовой программе и отправляет его всем участникам общения. В назначенное время все собираются в одном голосовом чате и обсуждают возникшие вопросы.

По словам Т.Топчий, совещания внутри офиса компании, как правило, проходят в кухне или переговорной комнате. Принцип сбора участников аналогичен совещанию с московским офисом.

Сначала создается задание с уведомлениями в почтовой программе, а в назначенное время участники приходят в точку сбора.

Александр ВИННИЧЕНКО
Источник: BIZ.liga.net