Ідеальне впровадження BAS: як уникнути помилок і правильно запустити систему

Як має виглядати ідеальний процес підбору функціоналу, налаштувань, запуску та, головне, експлуатації (адміністрування) програми в процесі роботи компанії?

Краще з самого початку починати робити правильно, бо цей оганізаційний механізм буде Вам допомагати приймати правильні рішення протягом всього життеєвого циклу інформаційної системи:

1. Створіть робочу групу з 3-4 фахівців – керівників середньої ланки. Продажі, Виробництво (Склад), Закупівлі, Фінанси. В залежності від масштабу підприємства, та особливостей розподілу повноважень в цю групу може входити ще бухгалтер, наприклад, заступник головного бухгалтера, та HR.  Хтось цю группу має очолити. Може директор, особисто, або той кого він визначить.
2. Пройдіть навчання на курсах. Це рекомендація, але у будь якому разі, для того щоби приймати якісь свідомі рішення, робоча группа має ознайомитись з продуктом, термінологією, яка використовується, і набути базових навичок.
3. Почніть проводити щотижневі наради, в якийсь зручний день, у вівторок, наприклад. Обговорюйте задачі, які буде сама собі ставити ця робоча група на поточний тиждень, і підсумовуйте результати виконання задач минулих тижнів. Обговорюйте і вирішуйте всі питання разом на цих нарадах. Тобто не звалюйте всю відповідальність на якусь одну людину, бо так діла не буде.
4. На першій нараді поділить між собою довідники. За кожний довідник, який ви бачили в системі під час навчання (вони там були вже заповнені даними демонстраційного прикладу, а вам доведеться їх заповнити «з нуля» своїми даними) має відповідати хтось конкретний – одна людина. Тобто може бути і так, що за всі довідники відповідає одна людина, але це погана ідея тому, що мозок працює краще, коли є з ким порадитись. Зазвичай за «Номенклатуру», відповідає фахівець із продажів, а за довідники «Партнери/Контрагенти» – фінансисти, і так далі. Тобто відповідає за довідник хтось один, але всі рішення обговорюйте спільно.
5. Кожний відповідальний за напрямком має підготувати проекти довідників, за які вони відповідають. От просто в Excel табличці. Для цого потрібно буде глибше зануритись в те, як ці довідники виглядають в програмі, і визначитись з джерелом даних для їх заповнення. Всі ці дані у вас є, ви ж працюєте давно, але так завжди буває, що вони не впорядковані, і у різних фахівців є різне бачення цього впорядкування. Різне бачення це нормально (наприклад, продавці, закупівельники, та фінансісти можуть по різному бачити структуру довідників «Види номенклатури», та «Номенклатура»), але потрібно дійти якогось спільного рішення.
6. Після цього створіть окрему інформаційну базу для тренувань, там створіть всі довідники (тобто в загальному випадку їх можна і завантажити з Excel), і виконайте всі дії яких вас навчали на курсах. Тобто, умовно, дайте замовлення постачальнику, купіть товари на склад, отримайте замовлення від клієнта, відвантажте товар. Всі кроки обговорюйте спільно, це непроста задача, можливо доведеться повертитись назад, переробляти, або доповнювати довідники, перечитувати методичку і таке інше. Але коли ви її виконаєте, то у ваші колективній голові вже буде достатньо знань, щоби починати реальну експлуатацію. Все те саме буде робити будь-який притомний зовнішний підрядник, участь якого може просто спростити цей шлях, щоб було менше блукань, але все одно всі дії будуть потребувати діалогу з робочою групою, і всі рішення будуть узгоджуватись з нею. Те, що описано в п.6. в комерційних пропозиціях називається «Моделювання».
7. Під час всього цього ви побачите відмінності між вашим поточним процесом і документообігом, і ти, що ви промоделювали. Це і є точка про яку я писав в п.2. Треба буде прийняти рішення, можливо звернутися за порадами до фахівців. Якщо буде прийняте рішення доопрацьовувати типовий програмний код, то тестування цих доопрацювань потрібно проводити на цій же базі моделювання. Такий підхід, дозволить запобігти зайвих втрат нервів.
8. Після завершення моделювання, коли з’явилась певна ясність, треба приділити цвагу навчанню користувачів по кожному напрямку. Звісно все залежить від масштабу підприємства, але з досвіду 70% трудовитрат при впровадженні йде на аналіз помилок користувачів.
9. Початок реальної експлуатації нової програми це у будь-якому разі стрес для підприємства, але, якщо якісно виконати все про що написано вище, цей стрес можна мінімізувати.