Как удачно провести совещание компании?
Как бы хорошо ни было подготовлено и организовано совещание , остается возможность возникновения блокирующих ситуаций, приводящих к срыву совещания или нарушению его регламента и продуктивности
Как бы хорошо ни было подготовлено и организовано совещание , остается возможность возникновения блокирующих ситуаций, приводящих к срыву совещания или нарушению его регламента и продуктивности. Причин, приводящих к неуспеху много, и предусмотреть появление всех неприятностей невозможно. Тем не менее, можно научиться устранять основные барьеры и преграды, потому что большинство блокирующих ситуаций типично. Их можно выявить, исследовать, систематизировать и найти возможности их нейтрализации.
Совещания бывают удачные и неудачные. Источниками удач и неудач, могут служить:
- Личностные особенности участников.
- Отношения участников между собой.
- Организация самого процесса совещания.
Большинство блокирующих ситуаций типично. Их можно выявить, исследовать, систематизировать и найти возможности их нейтрализации.
1. Способы нейтрализации участников, играющих блокирующие роли.
Общий принцип, о котором здесь следует помнить:блокирующие роли не являются результатом осознанного желания «провалить» совещание(это случается редко). Они зависят от личностных особенностей участников. Изменить эти особенности в ходе совещания мы не в силах, но нейтрализовать участников, играющих блокирующие роли, можем. Рассмотрим эти роли и способы нейтрализации.
Агрессор. Этот участник совещания критикует всех подряд. Он принижает статус участников, не соглашается с тем, что предлагается. Способы нейтрализации:
- На любое критически-агрессивное высказывание или опровержение немедленно реагировать вопросом: «А вы что предлагаете?»
- Напоминать о том, что излишняя критика гасит конструктивные идеи.
- В крайнем случае пообещать, что, если данный участник совещания не изменит своего поведения, вы лишите его слова.
Выпавший. Не участвует в обсуждении, рассеян, отвлекается, разговаривает с соседями на личные темы. Способы нейтрализации:
- Предложить высказаться по существу обсуждаемого вопроса в одном из вариантов: либо в жестком («А вы что думаете по поводу...»; «А какие предложения у вас есть?»), либо в мягком («После выступления Ивана Ивановича мы дадим слово вам...»).
- Поручить вести протокол в качестве «шутливого» наказания за рассеянность.
Ищущий признания. Этот участник совещания хвастается, много говорит и пытается демонстрировать или утвердить свой статус. Участие в совещании для него — повод для самоутверждения. Способы нейтрализации:
- Задавать вопросы, показывающие, что высказывания этого участника совещания — высказывания о себе, а не о деле. («Можно ли использовать для решения обсуждаемого вопроса то, что вы нам сейчас сообщили?»)
- Возвращать к теме обсуждения вопросом: «Какие конкретные предложения вытекают из сказанного вами? Пожалуйста, сформулируйте их...»
Прыгающий с темы на тему. Этот участник совещания постоянно меняет тему разговора, возвращаясь к обсуждению тех вопросов, которые уже обсудили, и т. д. Способы нейтрализации:
- Останавливать его вопросами типа «А разве мы уже закончили обсуждение проблемы?» или «Этот вопрос мы уже обсудили, не так ли?».
- «Поддержать» его, отреагировав примерно так: «Это очень интересная тема, но она не относится к нашей повестке дня».
Доминирующий. Потребность в доминировании есть одна из потребностей общения. Удовлетворяя ее, стремящийся к доминированию участник совещания постоянно пытается захватить власть (инициативу) и манипулировать присутствующими в своих интересах. Способы нейтрализации:
- Спокойно, но уверенно останавливать высказывания встречными репликами типа «Ваше предложение — только один из возможных вариантов. Давайте послушаем и другие мнения».
- Использовать поддерживающий прием: «Вы взяли на себя инициативу в обсуждении проблемы. Как видно, вы к ней неравнодушны. Вот вам мы и поручим отвечать за выполнение принятого решения, а теперь дадим высказаться другим».
Разрушитель. Иногда сотрудника, играющего эту роль, называют «адвокатом дьявола». Он специально задает острые вопросы, ведущие в тупик; к провалу совещания. Способы нейтрализации:
- Оценивайте остроту вопросов: «Ваш новый вопрос не обостряет анализируемую проблему, а уводит нас от нее».
- Обращайте внимание на провокационность вопросов, говоря на языке «Я-сообщений».
- Переадресовывайте вопрос тому, кто его задал: «Мы хотели бы получить ваш вариант ответа на заданный вами вопрос».
Чем раньше вы выявите участников совещания, играющих блокирующие роли, тем легче будет их нейтрализовать.
Поговорим теперь о некоторых типичных ситуациях, связанных с самим ходом обсуждения.
2. Способы нейтрализации блокирующих ситуаций.
1. Явные искажения, ошибочные или нечестные заверения, введение в заблуждение кого-то из участников (или группы участников).
Выход. Не стоит грубо обличать, можно сделать это психологически грамотно:
- потребуйте предъявить обоснования и факты, подтверждающие сказанное: «Вы не продали бы мне автомобиль в ответ на мое голословное утверждение, что у меня есть деньги. Будьте любезны — предъявите факты»;
- предложите провокаторам самим оценить свою тактику: «Что будет, если подтвердится, что это не так, как вы говорите?»;
- предположите: «Вы, конечно же, проверили все факты, о которых здесь говорите?».
2. Кто-то «застрял» на объяснении причин или выявлении виновных.
Выход. Скажите, что понять причины важно, но найти пути выхода из создавшегося положения еще важнее, и предложите не тратить время на то, что в данный момент представляется менее важным.
3. Применяются приемы психологического давления (выпады, угрозы, обвинения).
Выход:
- дайте агрессору выговориться и любезно осведомитесь: «У вас все?»;
- получив положительный ответ, раскройте его тактику, ведь он может не догадываться, что ведет бой и агрессивен;
- нейтрализуйте его поведение положительными эмоциями;
- переключите его энергию в сознательное русло. Например: «То, что вы говорите, очень важно. Вероятно, вы видите нечто скрытое от нас. Будет более понятно, если вы спокойно объясните, что вам не нравится...»;
- признайте свои ошибки, если таковые имеются. Это лучший способ обезоружить агрессора.
5. Совещание превращается в разговор на темы, не относящиеся к обсуждаемой проблеме.
Выход:
- все высказывания, уводящие в сторону и не относящиеся к теме обсуждения, немедленно останавливаются вопросом: «Как это относится к обсуждаемому вопросу?»;
- отреагируйте на отклонение от темы с помощью реплики: «Поскольку это заслуживает специального разговора, то давайте сначала закончим разговор о...».
6. Делается попытка опровергнуть то, о чем говорится на совещании.
Выход:
- не принимайте опровержения без доказательства. Потребуйте ясных аргументов;
- бессмысленно опровергать опровержение. Лучше придать делу иной поворот при помощи фразы: «Да! Но...» или «Все это так, но...».
Необходимо также знать одно обстоятельство: чем бы совещание ни закончилось и с каким бы успехом оно ни прошло, менеджер должен проанализировать содержание и ход проведенного мероприятия. Ниже приводится перечень вопросов, на которые можно ответить, делая после окончания совещания его анализ.
3. Итоговый анализ совещания
- Был ли оптимальным состав участников?
- Были ли правильно определены места для участников совещания?
- Достаточно ли заинтересованными были его участники?
- Удалось ли ослабить противоречия между участниками совещания (сблизить их позиции)?
- Появлялись ли непредвиденные блокирующие ситуации и как они нейтрализовались?
- Стало ли ясным представление о проблеме (проблемах) после ее (их) обсуждения?
- Принято ли оптимальное решение и спрогнозирован ли риск его реализации?
Такой самоанализ поможет внести коррективы в ваш стиль проведения совещаний и сделать их более продуктивными.
Коментарі
Невірно заповнені поля відзначені червоним.
Будь ласка, перевірте форму ще раз.
Ваш коментар відправлений і буде доступний на сайті після перевірки адміністратором.
Інші статті в категорії Маркетинг, реклама, PR Менеджмент, керування, KPI Охорона праці, санітарні норми