20 классных фишек управления временем

Из серии «Рычаги личной эффективности» Статья Третья – «Практическая»

 С чего лучше всего  начать управление временем, если времени в обрез – это просто сказать и, главное, сделать: «Высвобождай время для важного». «Поступайте мудро, выкупая для себя подходящее время» - говорится в Библии, то есть время можно «купить», если знаешь где и как. (Далее читай в статье 955 слов).

«Плескаться и бултыхаться — еще не значит плавать»,— написал в своей книге Майкл Лебёф (Working Smart).

Другими словами, просто что-то делать еще не значит достигать чего-то стоящего. Вспомни прошедшую неделю или месяц. Что ты успел сделать? А на что времени не хватило? Кажется ли тебе, что нужно выделять больше времени на то, что для тебя действительно важно? Найти «свое важное» можно за 2 часа индивидуальной работы с коучем, поскольку коуч владеет компетенциями как помочь клиенту осознать свою жизненную Миссию, как свое предназначение, и переформатировать «Потому что …» в «Ради чего…». (И эта тема сама тянет на отдельною статью.)

Если ты определил, чем ты готов заполнить свое время: свои дни, часы, минуты и секунды. Теперь твоя задача перейти от теории к практике. В этом тебе помогут некоторые полезные советы: а точнее - 20 проверенных способов, использование которых как 20% в принципе Парето приносит 80% результатов. (В основе так называемого «принципа Парето»  лежат исследования итальянского экономиста XIX века Вильфредо Парето. Так, чтобы достичь 80 процентов результата, нужно приложить 20 процентов усилий в нужном месте. Этот принцип имеет широкое применение. Например: когда пылесосят ковер, около 80 процентов грязи собирается с 20 процентов площади — там, где больше всего ходят.)

Итак, о «фишках» или ключевых факторах успеха в обращении со временем:

1. Ежедневно составляй список дел. Пронумеруй дела в порядке их выполнения. Пометь, которым из них стоит посвятить больше времени. Отметь галочкой сделанное. Оставшиеся дела перенеси на завтра.

2. Согласуй записи в своих календарях. Ты рискуешь пропустить встречу только потому, что она была записана в другой записной книжке. Если у тебя один график в домашнем компьютере, а другой - в рабочем  ноутбуке или органайзере, согласуйте их.

3. Напиши план действий, включающий в себя все шаги к достижению цели, и расположите их в нужном порядке.

4. Планируй в первую очередь самые важные дела. И тогда легче будет найти время на все остальное.

5. Ставь перед собой достижимые цели. Усовершенствовать уже имеющиеся навыки  или написать свою миникнигу — гораздо более достижимая цель, чем стать президентом компании, в которой ты работаешь.

6. Признай, что времени на все не хватит. Берись за дела, от выполнения которых многое зависит. А как быть с текущими делами или с теми, которые так или иначе нужно сделать? Если их невозможно отменить или передать кому-то другому, попробуй потратить на них меньше времени. Некоторые маловажные дела при необходимости могут ждать месяцами или же их можно не делать вообще. Запланируй побольше времени на дела, которые в свете твоих жизненных целей и ценностей действительно важны.

7. Записывай, на что ушло время. В течение недели-двух попробуй вести учет, на что ты тратишь время. Не проходит ли оно впустую? Возможно, одни и те же люди все время отрывают тебя от работы, расточая твое время? А может, они тебе больше всего мешают в определенный день недели или определенное время дня? Избавься от маловажных дел, незаметно крадущих время.

8. Не планируй слишком много. Если ты запланировал купить продукты, починить машину, пригласить в гости друзей, посмотреть фильм, наконец-то почитать,— и все в один день — если ты еще не научился многопроцессорному мышлению, то скорое всего ты собьешься с ног и только устанешь.

9. Сведи к минимуму отвлечения. В течение дня отведи время, когда тебя ничто не должно отвлекать, если на то нет абсолютной необходимости. По возможности выключи на это время телефон. Также отключи в компьютере различные всплывающие сообщения и напоминания, если они мешают тебе работать. Некоторые мои знакомые коучи полностью отказались от просмотра телевизора, чтобы не тратить время на рекламу. 

10. Планируй самую сложную работу на то время, когда ты наиболее работоспособен. Наверное, ты уже знаешь – ты сова или жаворонок и когда у тебя самое ресурсное время.

11. Делай в первую очередь самую неприятную работу. Тогда ты с бо́льшим энтузиазмом примешься за то, что тебе делать легко и приятно.

12. Держи в запасе время для непредвиденных дел. Если ты думаешь, что придешь через 10 минут, скажи, что будешь через 15. Если ты считаешь, что встреча продлится час, выдели на нее на 20 минут больше. На какую-то часть дня ничего не планируй. Некоторые авторы книг по таймменеджменту предлагают от 30% до 50% ресурса оставлять зоной «кайросов» или специального периода для будущих дел без привязки к точному времени.

13. Совмещайте дела. Слушай новости или аудиозаписи, пока бреешься или едешь за рулем. Читай в транспорте и пока его ждешь. Развивай мультизадачность своего супербиокомпьютера, что возможно при обучении «скоромышлению» через скорочтение. Конечно, в это время можно и просто отдохнуть. Главное, чтобы потом ты не сожалели о потерянном времени, ведь его не вернешь.

14. Применяй правило 80/20. Какие 2 из 10 дел в твоем списке самые важные? Можно ли считать работу практически завершенной, если ты сделали главную ее часть?

15. Когда ты перегружен работой, напиши на карточках или бумажных стикерах, что тебе нужно сделать. Затем раздели карточки на две группы: «Сделать сегодня» и «Сделать завтра». На следующий день снова рассортируй карточки.

16. Выделяй время, чтобы восстановить силы. Иногда лучше отдохнуть и с новыми силами взяться за работу, чем часами трудиться сверхурочно. Полезен дневной 30-минутный освежающий сон.

17. «Думай» на бумаге. Напиши, какая проблема тебя волнует и почему. Затем перечислите все ее возможные решения (например, более 10 способов).

18. Работай как профессионал. Не жди, когда на тебя снизойдет вдохновение. Просто начинай работать и оно, как и понимание при освоении искусства скорочтения, догонит по ходу.

19. Не будь максималистом во всем. Чувствуй, когда нужно остановиться и взяться за другое важное дело.

20. Будь гибким и практичным. Все перечисленные здесь советы — не жесткие правила. Экспериментируй, пробуй, что лучше подходит к твоим обстоятельствам и нуждам.

Кто лучше тебя знает, что именно для тебя лучшее? Да, именно ты – «ты лучший», к которому еще надо «достучаться, докричаться, домелькаться» и развить его лучшие ресурсы по максимуму! (И в этом помогает индивидуальная работа с коучем /2 часа/, что предусматривается программой тренинга «Скорочтение для Скоромышления» в V.I.P.-формате.)

Читай четвертую статью из нашей серии «Рычагов личной эффективности»

«Время и деньги: накопить или тратить с пользой»

                                                                                                                         Андрей Сподин,

                                            автор тренингового курса «Скорочтение для Скоромышления»,

                                                                      сертифицированный коуч, бизнес-тренер, СЕО

                                                                                                                www.скорочтение.com