Что делать, чтобы сотрудники не заснули на собрании?

Согласитесь, мало кто из нас радостно спешит на собрание. Чаще при слове «собрание» у людей возникают не самые радужные ассоциации:: «скукотища», «потерянное время», «возможность вздремнуть», «опять что-то придумали» и др...

А ведь собрания являются одной из форм управленческого общения и могут решать массу задач, таких как:

• распределение заданий;
• доведение до сведения необходимой информации и объяснение способа действий;
• координация процесса выполнения работ;
• обмен мнениями;
• получение информации;
• контроль за работой подчиненных;
• выявление и анализ проблем, возникающих в работе;
• коллективное принятие решений и др.

К сожалению, иногда собрания превращаются даже не в простую формальность, а в тягостное времяпровождение, как для руководителя, так и для подчинённых. Такие собрания становятся бесполезными и неэффективными. Давайте вместе поищем, в чем причина.

Ниже приведены наиболее распространенные причины неэффективности собраний. Отметьте галочкой те, которые чаще всего снижают эффективность собраний, проводимых Вами или в Вашей организации.

Причины неэффективности собраний

1. Выход обсуждений за пределы рассматриваемых вопросов
2. Собрание проходит без повестки дня и без четко сформулированных целей
3. Слишком долгие собрания
4. Плохая подготовка (не только обсуждаемых вопросов, но и участников)
5. Отсутствие информации, необходимой для подготовки и принятия взвешенных решений
6. Собрание заканчивается без принятия решения
7. Плохая организация работы участников собрания
8. Решение вопросов в интересах отдельных участников (кто-то из участников "тянет одеяло на себя")
9. Обсуждение второстепенных вопросов, главные откладываются на потом или вовсе забываются
10. Стремление отдельных участников "спихнуть" свои проблемы на других
11. Неумение слушать других, перебивание выступающих
12. Заслушивание неподготовленных вопросов
13. Недостаточный уровень общей культуры участников
14. Авторитарный стиль ведения совещания
15. Недисциплинированность участников (опоздания, отвлечения, разговоры и др.)
16. Отсутствие у участников психологического настроя на решение данной проблемы, интереса к данному вопросу
17. Излишняя эмоциональность отдельных участников (агрессия, обиды, раздражение и др.)
18. Неподготовленность части присутствующих к обсуждению вопросов повестки дня (недостаточная квалификация, неинформированность, плохая ориентация в вопросе)
19. Предоставление участникам совещания заведомо ложной или непроверенной информации
20. Пассивность участников

Итак, у Вас уже есть определенные выводы по поводу эффективности собраний в Вашей организации. Если Вы не поставили ни одной «галочки», поздравляю, продолжайте в том же духе. Если же «галочек» много, можете взять на заметку несколько практических рекомендаций.

Рекомендация №1

Прежде чем организовывать людей на собрание подумайте, а нужно ли?
На досуге или прямо сейчас попробуйте просчитать, сколько стоит одно совещание в Вашем отделе или организации.

Для этого, сосчитайте:

• количество минут или часов, потраченных на собрание,
• умножить на количество присутствующих,
• умножить на среднюю почасовую оплату сотрудников,
• и умножьте на 2 (работа, которую сотрудник мог бы выполнить за это время).

А теперь скажите, игра стоит свеч? Если ответ «да», читайте следующие рекомендации.

Рекомендация №2

Эффективность собрания зависит от его качественной подготовки и проведения.
На этапе подготовки определите:

Цели совещания с точки зрения конечного результата
Прежде всего, ответьте на такие вопросы для себя:

• Зачем Вы проводите это собрание?
• Какие задачи Вы (как руководитель) решаете на этом собрании?
• Что должно быть на выходе?

Как можно четче сформулируйте желаемый результат. Во время собрания держите его в голове, тогда у Вас есть все шансы провести успешное собрание.

Продолжительность совещания
Стив Прентис в книге «Интегрированный тайм-менеджмент» настаивает на максимальной продолжительности собрания в 55 минут. И объясняет это «стремлением рынка удовлетворить потребность клиентов в душевном комфорте. Пятьдесят пять минут – это почти час, но впечатление создается, что меньше часа. Поскольку начало и окончание находятся в пределах одной цифры, оно словно обещает быть коротким и неутомительным. Словом, мы показываем сотрудникам свет в конце тоннеля».

План и порядок проведения собрания (повестку собрания)
Казалось бы, все просто и давно известно. Да, но есть один маленький момент, продумайте какое количество вопросов, вы успеете рассмотреть в рамках запланированного времени. Если на каждый вопрос отвести по 10 минут, то при временных рамках в 40 минут, Вы сможете рассмотреть всего 2 вопроса.
А остальные 20 минут - спросите Вы?
А поговорить? - отвечу я.
Обсуждение, возражения, убеждение на все это тоже нужно время. Поэтому, повестка должна быть реалистичной.

Состав участников
Основное правило - приглашайте на совещание только тех людей, которые помогут вам достичь поставленных целей.
Это могут быть люди, которые:
принимают ключевые решения по вопросам собрания;
могут быть полезны;
будут принимать участие в решении вопросов;
по роду своей деятельности должны познакомиться с информацией;
будут исполнять принятые решения.

Рекомендация №3

Прежде, чем мы рассмотрим шесть правил проведения собраний, пожалуйста, поразмышляйте над следующей фразой:
МЫ ФОРМИРУЕМ ПРИВЫЧКИ ОКРУЖАЮЩИХ НАС ЛЮДЕЙ.
ТО, КАК СЕГОДНЯ ЛЮДИ ВЕДУТ СЕБЯ С НАМИ - РЕЗУЛЬТАТ НАШЕГО ВЧЕРАШНЕГО ПОВЕДЕНИЯ С НИМИ.

Задача руководителя, сформировать у подчинённых привычки, помогающие достигать целей собрания, а именно:

1. Начинайте и заканчивайте собрание минута в минуту. Формируете привычку приходить вовремя.
2. Вовлекайте всех участников в обсуждение. Формируете привычку – вникать в деятельность других людей и отдела (организации) в целом.
3. Обсуждайте только вопросы повестки дня. Пресекайте любые отклонения в сторону. Формируете привычку концентрироваться на главном и расставлять приоритеты.
4. Обсуждайте каждый вопрос отдельно. Формируете привычку – доводить начатое до конца.
5. Пресекайте любые переходы на личности (как позитивные так и не очень). Формируете привычку – отделять бизнес и личные отношения
6. Определяйте ответственных и сроки. Формируете привычку – брать ответственность за достигнутые результаты.

Лучше, фиксировать все, что обсуждается и решения, к которым пришли на собрании. Иначе, люди могут выговориться, «понапридумывать», принять массу решений и успешно забыть. А кто будет все это внедрять?

Рекомендация №4

После собрания:

• проанализируйте результаты собрания (был ли получен желаемый результат, что мешало, что помогало);
• внесите необходимые коррективы в подготовку и проведение последующих собраний;
• информируйте всех заинтересованных лиц о результатах собрания и принятых решениях.

В завершение, хотелось бы вспомнить о том, что собрание сотрудников - не просто формальность или процедура в компании, а управленческое общение с подчиненными. Собрание – не просто форма информирования или контроля, а эмоциональное воздействие на участников совещания, и как следствие, настрой и атмосфера в коллективе.
И Вы можете на это повлиять!