Корпоративный праздник как бизнес-проект

Наступает пора праздников. Однако организация самого праздника – это сложная и ответственная работа, которая не каждому по плечу. Итак, я предлагаю рассмотреть любой корпоративный праздник как самостоятельный мини бизнес- проект.

Наступает пора праздников и традиционных новогодних корпоративов. Куда - то уходит рабочее настроение и все находятся в волнующем ожидании чуда. Однако организация самого праздника – это сложная и ответственная работа, которая не каждому по плечу. Вот и возникает вопрос, каким образом организовать корпоративное мероприятие, чтобы он не принес разочарования сотрудникам и руководству компании.
Итак, я предлагаю рассмотреть любой корпоративный праздник как самостоятельный мини бизнес- проект, организованный и осуществленный сотрудниками компании .
С чего начинается праздник?
А собственно с чего? Для того чтобы нечего не упустить при организации праздника, я предлагаю воспользоваться проверенным логическим инструментом, таким как «9 вопросов».
«Зачем?»
Первый вопрос, которым стоит задастся организаторам корпоративного действа – это «Зачем?». Зачем собственно мы устраиваем корпоративный праздник? Какую цель мы при этом преследуем. Возможно, это следующие цели:

• ближе познакомить сотрудников компании между собой с тем, чтобы наладить эффективные внутренние коммуникации в компании;
• сформировать положительный имидж руководства у сотрудников;
• поощрить наиболее «выдающихся» работников компании, в рамках общей системы мотивации;
• создать эффективную команду из сотрудников компании, воспитать в сотрудниках корпоративный дух
• воспитать в сотрудниках лояльность к собственной компании;
• возможность сотрудникам проявить себя с новой неожиданной стороны и этим привлечь внимание руководства к себе как талантливому сотруднику;

Если Вы не можете выбрать цель из этого списка – придумайте свою.
В любом случае корпоративный праздник – это не «банальная пьянка», а важное мероприятие по формированию и поддержанию корпоративной культуры компании.
«Что?»
А на очереди уже стоит следующий вопрос, требующий нашего внимания – «Что?». Собственно, что мы хотим устроить? Иными словами нам нужно выбрать наиболее подходящую для наших целей форму проведения корпоративного мероприятия. Современность нам дарит множество разнообразных видов корпоративных мероприятий. Для выбора формы, я предлагаю воспользоваться следующей достаточно простой классификацией. Все корпоративные мероприятия условно делятся на:
деловые (собрания коллектива, встречи, митинги);
популярные (благотворительные и рекламные акции);
развивающие (тренинги, семинары, конференции);
командообразующие (курсы, испытания, туристические походы);
спортивные (соревнования, турниры, забеги);
развлекательные (праздники и вечеринки, внутрифирменные лотереи и розыгрыши, тусовки, шоу, концерты, клубы по интересам, выезды на природу, пикники);
торжественными (юбилеи, вручение наград и т.д.)
Главное правило в выборе формы – это полное соответствие целям мероприятия, заявленным в вопросе под номером один. Все остальное выбирается с учетом личных предпочтений руководства компании и их сотрудников.
«Кто?»
Как только мы это сделали, переходим к вопросу номер три – «Кто?». На данном этапе нам следует назначить ответственных (куда ж без них). Отмечу, что обычно в организации корпоративных мероприятий участвуют:

• НR-менеджеры,
• PR-менеджеры,
• сотрудники рекламного отдела,
• представители профсоюза,
• секретари
• молодые стажеры компании.

Для последних двух групп людей участие в организации корпоратива – это еще и шанс проявить свои лучшие организационные качества и быть замеченными начальством. Итак, если вы молоды и инициативны, хотите сделать карьеру – то корпоративный праздник – это именно то мероприятие, которое поможет продемонстрировать руководству компании свои лучшие профессиональные качества.
«Как?»
Таким образом, мы плавно подошли к вопросу номер четыре. И это «КАК?». Как мы собираемся организовать мероприятие? Я предлагаю работу по проекту «Корпоративный праздник» разбить на несколько этапов.
На первом этапе необходимо формирование пакета идей о проведении корпоративного праздника и создание команды организаторов (организационный комитет). Особо актуальными тут будут такие техники принятия решений как «Мозговой штурм» или «Метод шести шляп У. Диснея».
Второй этап – это описание всех работ, которые стоит сделать по проекту. Здесь, очень важно описать как можно полно, все работы, не упустив из виду ни одной. Соответственно не стоит забывать о назначении ответственных по каждому направлению работ. Кроме того не стоит забывать об аутсорсинге. Скорее всего, как бы не была креативна, эффективна и мобильна команда проекта – все равно найдется работа, выполнение которой следует доверить профессионалам. Такими профессионалами могут выступать тренинговые, консалтинговые и ивент компании, а также рестораны ночные клубы и др. Кроме компаний в организацию праздника стоит привлечь и проверенных фрилансеров. Их услуги обойдутся организаторам значительно дешевле, но в целом (при правильном выборе фрилансера) будут не менее качественными. При найме фрилансеров стоит уделить особое внимание таким моментам, как опыт проведения подобных мероприятий, рекомендации клиентов, общее впечатление о человеке (не стоит начинать сотрудничество с человеком, который не вызывает у вас доверия пусть только и на интуитивном уровне).
Третий этап – разработка графика работ и сметы проекта и утверждение последних у руководства компании.
Четвертый этап – проведение подготовительных работ к мероприятию. Разработка сценария, приглашение гостей и т. д.
Пятый, самый ответственный этап – проведение самого мероприятия.
И обязательный шестой этап – провести анализ по результатам проведения корпоративного праздника. Это позволит учесть недочеты на будущее и усовершенствовать сам процесс подготовки корпоративного праздника.
В конце обязательно стоит поблагодарить всех, кто принимал участие в организации мероприятия.
«Подробно как?»
Несмотря, на то, что мы определились с этапами работы над проектом на очереди уже ждет рассмотрения следующий вопрос «Подробно как?». Иными словами в рамках этого вопроса нам стоит сосредоточиться над составлением графика работ. Наиболее интересный инструмент, позволяющий оперативно составить календарный график работ, а затем и контролировать ход его выполнения - это диаграмма Ганта. Она представляет собой отрезки, размещенные на горизонтальной шкале времени (календарные даты). Каждый отрезок соответствует конкретной задаче реализуемой по проекту. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. С помощью штриховки отрезков – мы можем контролировать ход выполнения работ по проекту.
«Идеально когда?»
Очень важно также представлять весь проект в его перспективе, в этом нам поможет следующий вопрос «Идеально когда?». Как только мы опишем самый оптимистический сценарий подготовки и реализации корпоративного праздника, так сразу же обратим внимание на слабые места, зоны риска в нашем проекте. Для чего это нужно? Это нужно для того, чтобы не принимать решение в спешке, когда мы непосредственно с этим риском столкнемся. А это обязательно произойдет, если мы заранее не продумаем нашу линию поведения в кризисных ситуациях проекта. Ведь риски будут всегда и с ними приходиться считаться. Примерами таких кризисов могут быть:
- аутсорсинговая компания (фрилансер) не уложился в отведенный срок;
- руководство сократило бюджет мероприятия;
- настала эпидемия гриппа, и большинство добровольных помощников сидят дома на больничном.
Это далеко не все – проблемы, с которыми Вам придется столкнуться. Я предлагаю составить небольшой список таких ситуаций, с обязательным выбором тех методов реагирования на риск, которые Вы будете пользоваться в проекте.
«В какой последовательности?» и «Сколько?»
Следующие вопросы, на которые нам нужно рассмотреть - это «В какой последовательности?» и «сколько?». Они помогут нам разработать смету проекта, а также распределить людей в соответствии с календарным графиками проекта.
Определение последовательности, в которой будут выполняться работы по проекту позволяет нам оптимизировать время осуществления самого проекта вцелом. Есть такие операции, выполнение которых мы можем выполнять параллельно, что собственно экономит нам время на подготовку к празднику. Другие же, к сожалению, должны осуществляться в строгой последовательности. Например, делать приглашение на праздник можно только тогда, когда уже определено место и время его проведения.
Как только определились с последовательностью, мы можем приступить к составлению сметы работ. Во многих организациях именно бюджет проекта жестко регламентируется со стороны руководства. Таким образом, мы можем рассчитывать только на те, деньги, которые нам выделены. В то же время, как показывает практика подготовки корпоративных мероприятий – это всегда недостаточно. Вариантов решения может быть несколько. Я знаю организации, в которых недостающие средства собираются за счет самих сотрудников. Однако, возможным выходом из этой ситуации, будет привлечение крупного клиента или поставщика как спонсора мероприятия.
«Все учтено?»
И наконец, долгожданный сокроментальный вопрос «Все ли учтено?». Основная функция такого вопроса проверка и контроль за ответами на предыдущие восемь. Если ответ да то, мы приступаем непосредственно к организации корпоративного празднества, если же нет – то нам стоит вернуться к началу и повторно ответить на все вопросы.
Итак, цели ясны, задачи определены – за работу коллеги.
Счастливых Вам праздников!