Закриття місяця в BAS Малий бізнес

Закриття місяця в BAS Малий бізнес — це регламентна процедура, яка розраховує фактичну собівартість випущеної продукції, списаних товарів і наданих послуг, а також розподіляє непрямі витрати й формує фінансовий результат (P&L).

Процес в BAS Малий бізнес складається з попередніх перевірок, виконання регламентних операцій та аналізу підсумкових звітів.

Підготовка та перевірка даних (Передумови)

Перед запуском закриття перевірте виконання базових умов:

1. Всі документи внесені та проведені: переконайтеся, що за звітний місяць введені всі Прибуткові та Видаткові накладні, Акти виконаних робіт, Замовлення-наряди, Банківські виписки та документи виробництва.
2. Відсутність «від’ємних залишків» (мінусів на складі): якщо товар було відвантажено раніше, ніж оформлено його надходження, програма не зможе коректно розрахувати середньозважену собівартість.
3. Хронологія документів: рекомендовано виконати групове проведення документів за місяць, щоб відновлювати послідовність операцій.

Покроковий алгоритм проведення Закриття місяця

1.Відкрийте обробку «Закриття місяця»:

Перейдіть у розділ Компанія → Фінансові операції → Закриття місяця.

2.Укажіть період та організацію:

Виберіть місяць, який закривається, та необхідну організацію (якщо у базі ведеться облік кількох юридичних осіб або ФОП).

Можливість вибору Організації в закритті місяця регламентується загальним налаштуванням системи «Облік за організацією в цілому»

3. Виконайте перевірку «Попередній аналіз»:

Данна перевірка покаже чи є у вас незараховані аванси – тут аналізуємо самостійно, може бути аванс «випадково» не зарахований або реальний аванс, котрий ще не можливо прив’язати до конкретного замовлення.

Також перевірка проаналізує чи правильно обрані договори та статті руху грошових коштів (РГК)

4.Перевірте активні регламентні операції:

Переконайтеся, що відмічені необхідні галочки:

• Нарахування амортизації – виконується нарахування амортизації згідно налаштування обліку майна
• Розрахунки прямих витрат – виконується для визначення бази для розподілу непрямих витрат
• Розподіл витрат: розподіляє непрямі та загальновиробничі витрати на собівартість продукції або на фінансовий результат відповідно до налаштованих баз розподілу (прямі витрати, обсяг випуску тощо). Виконується розподіл прямих і непрямих витрат, що мають базу розподілу
• Розрахунок фактичної собівартості: розраховує середньозважену вартість списання матеріалів/товарів та формує остаточну собівартість випуску й продажів. Розрахунок собівартості з урахуванням прямих і непрямих витрат.
• Розрахунок курсових різниць: перераховує валютні залишки на банківських рахунках і дебіторську/кредиторську заборгованість.
• Розрахунок фінансового результату: закриває доходи та витрати на підсумковий рахунок прибутків/збитків.

5. Запустіть процедуру:

Натисніть кнопку Виконати. Програма почне послідовний розрахунок.

Перевірка успішності: після завершення статуси регламентних операцій зміняться на зелений колір (“Виконано”). Якщо виникнуть помилки (наприклад, зациклення специфікацій або відсутні бази для розподілу витрат), програма виведе службові повідомлення із зазначенням конкретного документа або номенклатури.

Аналіз результатів та собівартості

Після успішного закриття обов’язково перевірте розраховані показники за допомогою управлінських звітів:

• Собівартість продажів: розділ Продажі → Звіти → Валовий прибуток. Перевірте колонку «Собівартість» та рентабельність.
• Доходи та витрати: розділ Компанія → Звіти → Доходи та витрати (За відвантаженням) або Фінансовий результат (P&L). Перевірте структури прямих і непрямих витрат.
• Залишки товарів та матеріалів: розділ Закупівлі/Склад → Звіти → Рух товарів або Оцінка запасів (перевірте відсутність від’ємних підсумкових сум при позитивній кількості).