На що варто звертати увагу при роботі з BAS Малий бізнес

Програма BAS Малий бізнес — це потужний інструмент для управлінського обліку малих підприємств, який об’єднує CRM, продаж, склад, закупівлі, фінанси та випуск продукції в єдиній системі.

Для ефективного використання платформи та уникнення викривлення звітності необхідно дотримуватися кількох критично важливих правил.

1. Контроль вказання правильних рахунків обліку
   Рахунки обліку в BAS Малий бізнес – це фактично статті доходів та витрат, котрі вплетені в умовний бухгалтерський облік. Правильне вказання рахунків обліку в номенклатурі, контрагентах, видах нарахувань тощо – це запорука отримання прозорої та зрозумілої управлінської, фінансової звітності. Тому особливу увагу слід приділити плану рахунків (розділ Компанія)
2. Рознесення оплати та зарахування передоплати

Якщо використовуєте автоматичне рознесення оплат та зарахування передоплат  рекомендується завжди використовувати замовлення покупця\постачальнику – це максимально зменшить помилки при автоматичному зарахуванні передоплат та рознесення оплат.

1. Дотримання хронології та первинні документи

Найпоширеніша причина помилок в управлінському обліку — проведення документів «заднім числом».

• Послідовність операцій: Відвантаження товару чи проведення послуги має реєструватися строго після оформлення їх надходження.
• Аналітика замовлень: Усі операції з продажу та закупівлі варто прив’язувати до конкретних Замовлень покупців або Замовлень постачальникам. Це забезпечує прозоре резервування та коректний відстеження дебіторської чи кредиторської заборгованості.

1. Точність складського обліку та резервів

Некоректні залишки на складах блокують роботу відділу продажів і спотворюють фінансові результати.

• Від’ємні залишки: Категорично не рекомендується допускати «мінуси» на складах. Якщо товар реалізований до його фактичного оприбуткування у базі, програма не зможе вірно розрахувати середньозважену собівартість.
• Управління резервами: Регулярно перевіряйте та знімайте застарілі резерви за скасованими або неактивними замовленнями, щоб не блокувати вільні товари для інших клієнтів.

1. Фінансовий контроль та розділення потоків

Для побудови реального звіту про прибутки та збитки (P&L) і Cash Flow важливо чітко розмежовувати види операцій:

• Статті руху грошових коштів (РГК): Вказуйте правильні статті при проведенні кожної банківської виписки чи касового ордера для точного відображення руху коштів.
• Розподіл витрат: Відділяйте прямі витрати (що входять до собівартості) від непрямих і загальногосподарських (адміністративні, маркетинг, оренда).

1. Регулярне закриття місяця

Коректні підсумкові звіти (P&L, Валовий прибуток, Баланс) можливі лише після виконання регламентної процедури Закриття місяця.

• Виконуйте закриття щомісяця для остаточного розрахунку собівартості, розподілу непрямих витрат та перерахунку курсових різниць.
• Після закриття періоду встановлюйте дату заборони редагування даних, щоб співробітники випадково не змінили проведення в закритих місяцях.

1. Налаштування прав доступу та безпеки

Захист комерційної та фінансової інформації — обов’язкова умова роботи в системі.

• Обмеження прав: Налаштовуйте профіль доступу для кожного співробітника за принципом мінімально необхідних повноважень (наприклад, менеджер з продажів не повинен бачити закупівельні ціни чи загальний прибуток компанії).
• Резервне копіювання: Налаштуйте регулярне автоматичне створення резервних копій (бекапів) інформаційної бази.

1. Є питання по роботі – зверніться до фахівців
   Однією з поширених причин виникнення помилок – є самостійна робота над пошуком відповіді, що не рідко приводить до ще більших проблем. Адже вирішення проблеми може напряму залежати від налаштувань саме вашої інформаційної бази, про що не можливо в повному обсязі описати у статті або відео.
   ТОВ Проком пропонує послугу з консультування та супроводу програмних продуктів BAS. Записатись на консультації можете за телефонами [відкрити контакти]+380673006750 або
   [відкрити контакти]+380993009950