Чек-лист для эффективного проведения совещаний

Чек-лист для эффективного проведения совещаний

Для того, чтобы совещания не превращались в формат «Давайте поговорим», можно использовать удобный чек-лист с вопросами самопроверки состояния дел по служебным совещаниям.

Хочу поделиться с Вами информацией,

которую можно использовать при анализе, оценке и  совершенствовании совещаний.

Для того, чтобы совещания не превращались в формат

«Давайте поговорим»,

можно использовать удобный чек-лист с вопросами самопроверки состояния дел по служебным совещаниям.

Вам необходимо просто честно ответить на эти вопросы: 

1. Организация совещаний

  • Планируется ли график проведения совещаний на период
  • Существует ли регламент совещаний?
  • Ознакомлены ли участники с графиком совещаний?
  • Определен ли заранее состав участников совещаний?
  •  Разработан ли формат повестки дня и протокола совещаний?

2. Подготовка совещаний 

  • Участники заблаговременно предупреждаются о совещании
  • Повестка дня заблаговременно направляется участникам
  • Отчетные материалы заблаговременно рассылаются участникам
  • Ответственные готовят отчеты в письменном виде
  • Подготовка и оснащение комнаты совещаний проверяется

3. Проведение совещаний

  • Порядок рассмотрения повестки дня соблюдаетс
  • Учитывается ли время по темам повестки дня?
  • Участники совещаний корректны и выслушивают друг друга
  • Ответственные и выступающие всегда предлагают решения
  • Участники на выяснение личных отношений в дискуссиях не переходят

4. Завершение совещаний 

  • Протокол подготовлен и согласован на текущем совещании
  • Что делать по протоколу после совещания, всем понятно
  • Совещание проведено в рамках планового времени
  • Повестка дня и участники следующего совещания определены

5. Контроль совещаний

  • Протокол утвержден и разослан заинтересованным лицам
  • Поручения своевременно доведены до исполнителей
  • Отчеты по исполнению своевременно направляются секретарю
  • Причины неисполнения поручений устанавливаются и обсуждаются
  • Ход исполнения поручений всегда контролируется
  • Исполнительская дисциплина оценивается и выводы делаются

6. Анализ совещаний 

  •  История рассмотрения вопросов совещаний анализируется
  •  Затраты времени по темам совещания анализируются
  •  Материалы из Базы Данных совещаний используются в работе
  • Статистика используется участниками совещаний
  • Трудозатраты участников совещания анализируются

Рада способствовать Вашему стремлению профессионально руководить людьми и бизнесом!

Звоните! Пишите! Приходите!

Желаю Вам Успешного Бизнеса!  

Галина Зимина,
Учредитель и директор консалтингового центра ШАУЗ,
Системный консультант-тренер, Коуч


Залишити коментар
Будь ласка, введіть ваше ім’я
Будь ласка, введіть коментар.
1000 символів

Будь ласка, введіть email
або Відмінити

Інші статті в категорії Лідерство, тімбілдинг Менеджмент, керування, KPI Саморозвиток