Принципи тайм-менеджменту

Техніки тайм-менеджменту допомагають встигати більше і виконувати краще свою роботу та особисті справи. Орієнтуючись на основні принципи тайм-менеджменту можна підібрати дієві методики і вибудувати власну систему управління часом.

Навички тайм-менеджменту є корисними і в роботі і в повсякденному житті.

Робочий тайм-менеджмент дозволяє регулювати навантаження, тримати під контролем бізнес-процеси, дотримуватись дедлайнів. Побутовий тайм-менеджмент допомагає впорядкувати поточні, особисті, сімейні справи.

При цьому, тайм-менеджмент – це не лише про роботу і зобов’язання, а і про планування відпочинку - виділення часу на відновлення сил, фізичних і емоційних.

Можна виділити кілька основних принципів, на які можна орієнтуватися при побудові як особистісного так і корпоративного тайм-менеджменту.

Принцип 1 – Чітке визначення цілей

Кожна діяльність має свою мету задля якої вона виконується. Ця мета досягається через виконання короткострокових та довгострокових цілей. Цілі на день, тиждень, місяць або рік – повинні доповнювати і посилювати одна одну.

Щоб цілі слугували досягненню єдиної мети, вони повинні бути:

• описані максимально конкретно
• підлягали вимірюванню (за певними показниками)
• цілі повинні бути реальними, тобто, досяжними в даних умовах
• цілі повинні бути актуальними і доречними на даний час
• на досягнення цілі виділяється певний період виконання (дедлайн, який реально виконати)

Детальніше Принцип 1 відображений у методиці SMART, яка є універсальною для всіх видів діяльності.

Принцип 2 – Визначення пріоритетів

Серед викликів, які постають перед нами кожного дня, напевно, можна виділити: важливі, термінові і другорядні справи. Отже, доцільно провести ранжування завдань і визначення порядку їх виконання.

У цьому процесі доречно буде скористатися методикою Матриця Ейзенхауера, згідно якої всі завдання можна розподілити на чотири категорії:

• важливі і термінові – обмежені часовими рамками справи, їх слід виконати у першу чергу
• важливі, але не термінові – обов’язкові до виконання завдання, але такі, що мають певний запас часу
• неважливі, але термінові – завдання, які можна делегувати (колезі, підлеглому, члену родини) і проконтролювати виконання
• неважливі і нетермінові – справи, які виконуються в останню чергу, якщо буде на це час або переносяться на інший період, хоча часто такі завдання можна взагалі виключити з порядку денного, оскільки у цю категорію потрапляє багато хронофагів (пожирачів часу).

Принцип 3 – Делегування іншим

Важлива навичка розподілу часу. Часто без делегування не обійтися і в родині і в роботі, особливо тим, хто займає керівну посаду. Існує навіть правило 70%, згідно якого, якщо інший може зробити завдання на 70% так само добре, як ви, делегуйте йому.

Отже, делегують завдання тому працівнику (або члену родини), який зможе його виконати, має для цього час, можливості і потрібні знання\вміння. Делегування передбачає і пояснення: максимально конкретний опис задачі та її мети (навіщо вона виконується), який надається час на виконання, окреслення меж повноважень та відповідальності того, кому делегують.

У делегуванні важливим є правильне визначення виконавця: його здібності, досвід та професійний статус повинні відповідати рівню поставленого завдання. При цьому, слід зважати на наявні умови, адже ризиковано делегувати купу завдань одній людині, навіть дуже обізнаній і відповідальній, яка завалена справами і фізично не в змозі виконати всі доручення вчасно.

Принцип 4 – Використання своїх сильних сторін

У кожного з нас є свої психофізіологічні особливості. Найпоширеніший поділ людей за психотипами - це сови і жайворонки, які більш активні в різні періоди доби. Також, на нашу діяльність та стиль виконання впливає і темперамент (холерик, сангвінік, меланхолік, флегматик). Тож, для побудови особистого тайм-менеджменту важливо врахувати періоди, коли саме Вам комфортно виконувати ту чи іншу діяльність (фізичну, розумову) і в якому темпі.

Загалом, вважається, що будь-яка людина може бути продуктивною 5 - 6 годин на день, весь інший час – це перерви, відволікання, особисті розмови, неготовність до роботи, втома і т.д.

Середньостатистичні дані фізіології людини показують, що наш мозок «прокидається» після 9 00 ранку і найактивніший його період 10 00 – 12 00 і після обіду - 14 00 – 16 00, відповідно на ці часові відрізки можна планувати вирішення найскладніших завдань. Після 17 00 уже відчувається втома і організм очікує завершення робочого дня, тому в цей час краще підбивати підсумки, планувати задачі наступного дня.

Звичайно, краще орієнтуватися на власні періоди здатності до підвищеної активності та її спади, при побудові особистого тайм-менеджменту.

Принцип 5 – Підтримка балансу діяльності

Налаштування балансу роботи та відпочинку теж має значення. Постійне психофізіологічне напруження, високий темп діяльності, стислі дедлайни неминуче призведуть до втоми та емоційного вигорання. Тому, важливо чергувати періоди активності і відпочинку – для відновлення потреб організму.

Збалансувати навантаження протягом дня допомагають маленькі перерви в роботі, обідня перерва, періодична зміна діяльності або прості фізичні вправи, якщо є така можливість. Часом відновлення сил організму є вихідний протягом тижня та відпустка протягом року.

Багато технік тайм-менеджменту побудовані саме на чергуванні часових відрізків роботи і відпочинку:

• Метод Pomodoro - робота 25 хвилин, відпочинок 5 хвилин
• Метод 90 х 30 - робота 90 хвилин, відпочинок 30 хвилин
• Метод 52 х 17 – коли 52 хвилини виділяться на роботу, а 17 хвилин  - на перерву
• Техніка Хронометраж – коли на завдання виділяється певна кількість хвилин кожного дня
• Техніка Timeboxing – застосовується, щоб тримати під контролем кількість виділеного часу на певне завдання протягом дня, і збільшення часу  - не означає покращення якості.
• Правило 60 х 40 – коли на саме завдання виділяється 60% часу, а 40% залишається на непередбачені ситуації.

Принцип 6 – Підбір інструментів тайм-менеджменту «під себе»

Тайм-менеджмент пропонує широкий вибір інструментів, методик та технік. Секрет не у тому, щоб використовувати їх усі, а підібрати ті, які підходять для вашого виду діяльності і з якими Вам особисто комфортно працювати.

Хтось починає свій день з техніки «З’їж жабу» і спочатку приступає до найнеприємнішого завдання.

А комусь дуже підходить правило "Двох хвилин", згідно якого, якщо завдання займає менше 2 хвилин, його виконують одразу.

Комусь зручніше опрацьовувати проект за методом «Швейцарського сиру», а комусь – за методом «Слона».

Когось часто виручає метод «Гумової качки».

А хтось завершує свій день з технікою «П’ять пальців».

Стратегічні цілі можна прописати застосовуючи «Піраміду Франкліна».

А командну роботу зручно планувати за допомогою kanban-дошок.

Головне, обрати ті засоби, які будуть доречними у ваших справах і такі методики, які вдаються вам найкраще.

Також, будь-які методики можна доповнювати додатковими інструментами:

• вести журнал часу, щоб аналізувати, як і куди витрачається час
• користуватися органайзером
• практикувати «висновки тижня» - усний або письмовий самозвіт для оцінки досягнутого і недосягнутого з того, що запланували
• використовувати системи Google Calendar або Trello
• та інші

Всі ці техніки тайм-менеджменту допомагають впорядкувати свої думки, плани і справи, контролювати час роботи і відпочинку.

Дізнатися більше про застосування різних технік можна на навчальних курсах по управлінню часом.

З питаннями, щодо навчання звертайтесь до менеджера студії Тренд:

[відкрити контакти]067 186 46 05 telegram   [відкрити контакти]063 467 34 65 viber

Інші курси (фінанси, діловодство, кадровий облік, управління персоналом, кошторисна справа, ведення фоп та ін.) обирайте на сторінці Бізнес-навчання