Види діловодства та документообігу

Документообіг на підприємстві: основні види та їх призначення. Які системи використовують в електронному діловодстві.

Діловодство — це діяльність, пов'язана зі створенням, оформленням, обробкою, реєстрацією, зберіганням та використанням документів в організації. Залежно від сфери діяльності та особливостей документообігу виділяють декілька видів діловодства.

Загальне (управлінське) діловодство

Загальне діловодство охоплює опрацювання організаційно-розпорядчих документів:

• накази;
• розпорядження;
• протоколи;
• службові листи;
• аки;
• довідки.

Застосовується загальне практично в усіх підприємствах та установах.

Кадрове діловодство

Пов'язане з оформленням трудових відносин між роботодавцем і працівниками. Включає:

• накази з кадрових питань;
• особові справи працівників;
• трудові договори;
• заяви працівників;
• графіки відпусток;
• документи щодо прийняття, переведення та звільнення працівників.

Бухгалтерське діловодство

Охоплює оформлення та облік фінансових документів:

• рахунки;
• накладні;
• акти виконаних робіт;
• касові документи;
• документація фінансової звітності.

Архівне діловодство

Пов'язане з підготовкою документів до зберігання та передачею їх до архіву. Включає:

• формування справ;
• складання описів;
• визначення строків зберігання;
• підготовку документів до знищення або архівування.

Спеціальне діловодство

Використовується в окремих сферах діяльності та має свої особливості. Найпоширеніші види спеціального діловодства:

• медичне діловодство;
• військове діловодство;
• судове діловодство;
• нотаріальне діловодство;
• банківське діловодство.

Таємне та службове діловодство

Застосовується для роботи з документами обмеженого доступу (ДСК - «Для службового користування»).

У даному діловодстві передбачається:

• особливий порядок реєстрації та маркування - ДСК;
• спеціальні правила зберігання;
• контроль доступу до документів;
• спеціальні умови зберігання та передачі інформації.

За формою ведення діловодство також поділяють на:

• Паперове — документи створюються та зберігаються на паперових носіях.
• Електронне — документи існують переважно в цифровому форматі.
• Змішане — поєднання паперового та електронного документообігу.

Електронне діловодство

Передбачає створення, обробку та зберігання документів в електронному вигляді за допомогою систем електронного документообігу з метою:

• швидкого пошуку та засвідчення документів;
• автоматизації рутинних  процесів;
• використання електронного підпису, що спрощує процес погодження;
• скорочення паперового документообігу.

В Україні для ведення електронного документообігу є кілька систем, які використовуються бізнесами та організаціями. Залежно від функціоналу і своїх потреб компанії обирають наступні платформи.

M.E.Doc

Популярна систем електронного документообігу серед бухгалтерів і підприємств. Дозволяє  не лише обмінюватися електронними документами з контрагентами, а і  подавати звітність до державних органів; реєструвати податкові накладні.

Вчасно.ЕДО

Зручна платформа для бізнесу. Дозволяє підписувати та обмінюватися договорами, актами, рахунками та іншими документами . Часто використовується для малого та середнього бізнесу, торговельних компаній, сервісних компаній.

DEALS

Корпоративна система електронного документообігу для погодження, підписання та зберігання документів. Підходить для середніх і великих компаній.

elDoc

Система керування документами та бізнес-процесами. Має інтелектуальне розпізнавання тексту (OCR), сканування та автоматичне вилучення даних з документів. Вбудовані алгоритми для аналізу документів, пошуку корпоративних даних та виконання рутинних завдань. Працює в хмарі або локально.

Державні установи та великі корпорації використовують такі системи як:

Megapolis.DocNet, АСКОД, FossDoc, Documentum (OpenText)

Ці системи дозволяють автоматизувати маршрути погодження документів, контролювати виконання доручень та електронні архіви.

Початківців у діловодстві запрошуємо на курси із Загального (управлінського) діловодства, де Ви отримаєте базові знання та навички, які будуть актуальними у будь-якій системі документообігу.

Викладач практик пояснить Вам нюанси роботи з документами різних типів.

Окремо вивчається Кадровий документообіг на курсі Кадровий облік в компанії.

Оберіть зручний графік онлайн-групи на сайті навчальної студії Тренд та отримайте актуальні знання.

Для запису на пробний урок в групу звертайтесь до менеджера:

[відкрити контакти]067 186 46 05 telegram  

[відкрити контакти]063 467 34 65, [відкрити контакти]066 617 80 37 viber