Тайм-менеджмент. Планування дня

Планування у тайм-менеджменті допомагає організувати наше життя і підтримувати баланс праці і відпочинку для відновлення сил.

Основа будь-якого тайм-менеджменту (особистого чи корпоративного) – це правильне планування. Ефективний розподіл робочого часу допомагає підтримувати зосередженість, покращувати продуктивність і зменшує стрес при досягненні поставлених цілей.

Правила планування сформовані на основі досвіду багатьох людей, тому є універсальними і спрямовані на основну задачу тайм-менеджменту – зробити не просто більше справ, а зробити якісно!

У цій статті розглядаємо як розпланувати свій робочий день, з точки зору тайм-менеджменту.

Ранковий тайм-менеджмент передбачає:

• прокидатися в один і той же час
• кілька фізичних вправ зранку допомагають «запустити» енергію і зберігати зосередженість протягом дня
• важливо визначити і дотримуватись точного часу початку роботи
• визначити стратегію дня – обрати до виконання 3-5 найважливіших завдань з поміж інших
• найскладніше завдання виконувати у першій половині дня

Денний тайм-менеджмент включає:

• чергування активної діяльності з періодами відпочинку у певному темпі (25/5 або 90/15 хв)
• періодичну зміну діяльності (фізична\розумова робота), особливо фізична активність важлива у другій половині дня
• розподіл часу на блоки для (час для перемовин, нарад, погоджень; час для листування, повідомлень; час для перевірки делегованих задач тощо)
• дотримання першочерговості виконання важливих, а не другорядних справ
• відволікання на інші питання (особисті розмови по телефону, перегляд соц. мереж, новин) повинні бути строго регламентовані і обмежені у часі

Тайм-менеджмент завершення дня:         

• завершення розпочатих справ
• перевірка виконаних завдань або пошук помилок
• підбиття підсумків дня
• фіксування ключових завдань на наступний день
• приведення в порядок робочого простору
• завершення робочого дня, також, повинно відбуватися в один і той же час (подовження робочого дня, позаурочна робота може бути разовою, але не системною).

Згідно даної структури, можна так розподілити свій робочий час, щоб мінімізувати відволікаючі чинники і підтримувати протягом дня активність та увагу.

Важливість дедлайнів.

Не забувайте прописувати свої дедлайни – це складова будь-якого планування. Кожна справа має межі виконання і важливо дотримуватись цих дедлайнів, щоб зберігати порядок і структуру дня. Краще у свій робочий план внести додатковий часовий блок – для непередбачуваних, форс-мажорних випадків, які можуть виникнути протягом дня, ніж відкладати всі інші справи через брак часу. Адже, важливі завдання повинні бути виконані вчасно, щоб не займатися потім наслідками порушених термінів.

Аналіз витрат часу.

Щоб правильно сформувати свою робочу структуру, проведіть попередній аналіз витрат часу – хронометраж. Запишіть усі свої справи – від найдрібніших до важливих, які виконуєте протягом дня і відмічайте кількість витрачених хв.\годин на кожну з них. Ведіть цей детальний щоденник протягом 1-2 тижнів. Так Ви зможете виявити свої часові витрати на різні справи. Крім розуміння, скільки часу Вам потрібно на виконання своїх професійних обов’язків, Ви знайдете і запаси додаткових часових ресурсів – це ті справи, які є несуттєвими, неважливими або такими, що нав’язані кимось, але виконання їх поглинає дорогоцінний час.

Дізнатися про те, які техніки та інструменти тайм-менеджменту можна застосовувати в роботі і особистому житті, Ви можете на курсах по управлінню часом.

У навчальній студії Тренд курси проходять онлайн. Можна обрати зручний графік для занять в робочі або вихідні дні.

Індивідуальне або корпоративне навчання – для персоналу компаній допоможе навчитися стати більш організованим і продуктивним.

Для запису на навчання звертайтесь до менеджера:

[відкрити контакти]067 186 46 05 telegram   [відкрити контакти]063 467 34 65, [відкрити контакти]066 617 80 37 viber

Більше курсів (фінанси, бухгалтерія, діловодство, кадровий облік, управління персоналом, кошторисна справа, ексель, сліпий друк та ін.) – на сайті навчальної студії Тренд